[Business and Now Cloud] Entscheidungsebenen
Dank der Verwendung von Entscheidungsebenen können in MOXIS alle signaturpflichtigen Entscheidungsprozesse eines Unternehmens benutzerdefiniert abgebildet werden. Bei einer Entscheidungsebene kann es sich also um einen ersten einzelnen Schritt in einem sequenziellen Unterschriftenprozess handeln. Use Cases zu Workflows und zum Thema Entscheidungsebenen finden Sie auf unserer Website.
1. Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen von Entscheidungsebenen
1.1. Schritt 1: Fügen Sie eine Entscheidungsebene hinzu
Sobald Sie einen neuen Auftrag angelegt haben, können Sie eine Entscheidungsebene hinzufügen. Um dies zu tun, klicken Sie bitte auf den [+ Entscheidungsebene anlegen]-Button (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: Legen Sie eine Entscheidungsebene im Zuge eines neuen Auftrags an.
1.2. Schritt 2: Wählen Sie einen Kontakt
Durch die Auswahl des ersten Kontakts entscheiden Sie, ob es sich bei der durch Kacheln definierten Signaturqualität um eine externe oder interne Signatur handelt (siehe Abbildung 2 [1] und Abbildung 3 [1]).
Bitte beachten Sie: Sobald die erste signierende Person definiert wurde, können nur mehr zusätzliche Empfänger:innen desselben Typus (intern/extern) in dieser Entscheidungsebene hinzugefügt werden.
Werden mehrere Personen in einer Entscheidungsebene eingetragen, erhalten diese die Benachrichtigung zum Signieren gleichzeitig. Es kann praktisch "parallel" unterschrieben werden. Erst wenn diese Personen signiert haben, werden Personen in einer eventuell vorhandenen weiteren Entscheidungsebene eingeladen.
Abbildung 2: Entscheidungsebene mit Freigabe und interner Empfängerin
Abbildung 3: Entscheidungsebene mit Qualifizierter Signatur und externer Empfängerin
Use Cases und Anleitungen zur Optimierung von Entscheidungsebenen finden Sie in den nächsten Kapiteln.
2. OPTIONAL: Anmerkungen zu Entscheidungsebenen festlegen
Als Auftraggeber:in können Sie in MOXIS unter den Entscheidungsebenen Anmerkungen für Signierende hinzuzufügen (siehe Abbildung 4). Diese Anmerkungen sind für Signierende in der Detailansicht des Auftrags ebenfalls unter den Entscheidungsebenen (siehe Abbildung 5 [1]) ersichtlich.
Bei Fragen zu diesem Feature und seiner Anwendbarkeit wenden Sie sich bitte an Ihre:n MOXIS Ansprechpartner:in.
Abbildung 4: Anmerkung in Entscheidungsebene
Abbildung 5: Detailansicht des Auftrags mit Kommentar
Bitte beachten Sie: Anmerkungen sind auch in MOXIS Guest für externe Signierende möglich.
3. Use Cases zum Anlegen von Entscheidungsebenen
3.1 Use Case 1
Es gibt vier Entscheidungsträger:innen im Controlling, die durch ihre Unterschrift bestätigen müssen, dass ein Prozess geprüft wurde. Alle sollen zur selben Entscheidungsebene hinzugefügt werden, denn sie sind alle zeichnungsberechtigt. Doch um zu bestätigen, dass der Prozess erfolgreich evaluiert wurde, genügt im Grunde eine Unterschrift.
Lösung: Entscheidungsebene mit einer Gruppe hinzufügen und festlegen, dass nur eine Person aus der Gruppe unterschreiben muss.
3.1.1 Anleitung: Hinzufügen einer Gruppe zu einer Entscheidungsebene, in der nur eine Person unterschreiben muss.
Fügen Sie eine Gruppe aus dem Adressbuch hinzu, indem Sie auf den [An:]-Button links im Bild (siehe Abbildung 6 [1]) klicken. Im so geöffneten Adressbuch wählen Sie in der Kopfleiste bitte Gruppen aus (siehe Abbildung 6 [2]) und setzen ein Häkchen vor die Gruppe (siehe Abbildung 6 [3]), die Sie gerne für diesen bestimmten Vorgang einfügen wollen. Schließlich klicken Sie auf den [Speichern]-Button (siehe Abbildung 6 [4]) im Adressbuch und haben so die Gruppe zur Entscheidungsebene hinzugefügt.
Abbildung 6: Hinzufügen von Gruppen zu einer Entscheidungsebene
Nun definieren Sie, wie viele Unterschriften benötigt werden, indem Sie die Zahl in dem entsprechenden Feld (siehe Abbildung 7 [1]) festlegen. In unserem Beispiel genügt eine Person aus der Gruppe moxisSigner. Sobald also eine Unterzeichner:in unterschrieben hat, wird der Auftrag direkt an Personen in eventuell vorhandenen weiteren Entscheidungsebenen weitergeleitet.
Abbildung 7: Festlegen der benötigten Unterschriften aus der Gruppe moxisSigner in der aktuellen Entscheidungsebene
3.2 Use Case 2
Ein Auftrag mit 5 Entscheidungsebenen wurde angelegt. Nun werden Sie über eine Änderung in der Reihenfolge der Unterzeichnenden unterrichtet. Es gilt, die Entscheidungsebenen zu ändern, ohne den Auftrag zu löschen.
Lösung: Verschieben der Entscheidungsebenen
1.2.1 Anleitung: Verschieben der Entscheidungsebenen
Klicken Sie und halten Sie mit der linken Maustaste den Bereich mit den sechs Punkten in der Entscheidungsebene (siehe Abbildung 8 [1]). Ziehen Sie die Entscheidungsebene nun an die von Ihnen gewünschte Position.
Abbildung 8: Verschieben von Entscheidungsebenen per drag and drop
3.3 Use Case 3
Eine Person (die einzige, die auf dieser Entscheidungsebene hinzugefügt wurde) ist für den Unterschriftenprozess nicht mehr relevant. Diese Entscheidungsebene muss also aus dem Unterschriftenprozess entfernt werden.
Lösung: Löschen der Entscheidungsebene
3.3.1 Anleitung: Löschen von Entscheidungsebenen
Um eine Entscheidungsebene zu löschen, ziehen Sie sie wie beim Verschieben einer Entscheidungsebene beschrieben an die letzte Stelle. Denn nur hier wird rechts oben ein [X]-Button (siehe Abbildung 9 [1]) sichtbar. Mit einem Klick auf das [X] löschen Sie die bewusste Entscheidungsebene.
Abbildung 9: Löschen von Entscheidungsebenen