[Business & Now Cloud] Aufträge anlegen

1. Schritt-für-Schritt Anleitung: Wie lege ich in MOXIS einen neuen Auftrag an? 

Schritt 1: Um in MOXIS einen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf den [+ Auftrag anlegen]-Button (siehe Abbildung 1).   

 

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1.1. Welche Arten von Aufträgen kann ich in MOXIS erstellen und was bewirken sie?

Grundsätzlich gibt es in MOXIS Business drei Arten von Aufträgen.  

• Dokument mit Anhängen signieren 

• Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

• Dokument(e) signieren

Wenn Sie den [+ Auftrag anlegen]-Button anklicken, erhalten Sie die Möglichkeit, zwischen den drei Optionen zu wählen (siehe Abbildung 2). Doch welche ist die richtige für Ihren Anwendungsfall? Um diese Frage zu beantworten, lesen Sie bitte unten weiter.   

1.1.1. Dokument mit Anhängen signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein Dokument als PDF verschicken und signieren lassen wollen. Sie können beliebig viele Anhänge dazu laden. Diese werden mit dem Hauptdokument mit signiert. 

Anwendungsbeispiele: Autokauf, Verträge inklusive Versand der AGB, Zusätzliche Informationen zu Reisewarnungen bei Buchungen von Reisen, Rücktrittsbestimmungen 

1.1.2. Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

Diese Option sollten Sie wählen, wenn Ihr Dokument über mindestens eine Fortgeschrittene Signatur (FES oder AES) verfügen soll. Für weitere Informationen über Signaturqualitäten lesen Sie bitte hier weiter. 

Anwendungsbeispiele: Bei zwei Vertragspartnern, wobei einer nicht qualifiziert unterschreiben kann, man aber trotzdem die Nachvollziehbarkeit der Unterschrift sicherstellen will. Gründe, warum jemand nicht qualifiziert unterschreiben kann, können sein: 

• Das Land aus dem die Person stammt, bietet nicht die Möglichkeit qualifizierter elektronischer Unterschriften. 

• Es liegt kein gültiger Ausweis vor. 

• Die Person hat keinen Zugang zum Internet. 

• Sie hat keinen Registrierungswunsch. 

1.1.3. Dokument(e) signieren 

Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine große Menge an PDFs zu signieren haben. Jedes PDF ist mit einer oder mehreren eigenen Signatur möglich. Bitte beachten Sie: Anhänge werden in diesem Fall NICHT automatisch unterschrieben. 

Anwendungsbeispiele: Vertragskonvolut, Protokolle 

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Schritt 2: Laden Sie ein Dokument hoch. In dem Formular auf der linken Seite können Sie dann Entscheidungsebenen anlegen und die benötigten Daten für den Auftrag ausfüllen (siehe Abbildung 2). Auf der rechten Seite können Sie die entsprechenden Aufträge hochladen. Entsprechend zu den drei verschiedenen Auftragsarten gibt es auch unterschiedliche Arten, Dokumente hochzuladen (siehe Abbildung 3 - 6)

Schritt 3: Sobald Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie die weiteren Felder ausfüllen (siehe Abbildung 7).

Es ist weiterhin jederzeit möglich, die Signaturqualitäten sowie den oder die Empfänger:innen zu ändern.

Folgende Auftragsdaten können/müssen eingegeben werden:

1. Hauptdokument (MUSS): Das PDF-Dokument, das unterschrieben oder freigegeben werden soll.

2. Anhänge: Standardmäßig ist das System so konfiguriert, dass optional bis zu zehn Anhänge hochgeladen werden können. Anhänge dienen zur Information für Auftragsempfänger:innen und werden im Falle einer Standardkonfiguration nicht mitunterschrieben. Wenn als Unterschriftenprozess „Dokument(e) mit Anhängen signieren“ gewählt wurde, wird das „Gesamtpaket“ bestehend aus Hauptdokument und Anhänge unterschrieben. Die Anhänge sind in diesem Fall Teil des Hauptdokuments. Je nach Konfiguration können Anhänge auf bestimmte Dateitypen eingeschränkt werden.

3. Vorlage: Falls eine Vorlage definiert wurde, kann eine solche hier ausgewählt werden.

4. Empfänger (MUSS): Hier sind die Empfänger:innen des Auftrages anzuführen. Die Suche kann je nach Konfiguration über Vor- und Nachnamen oder E-Mail-Adresse erfolgen. Es können sowohl registrierte MOXIS-Benutzer:innen als auch externe Unterschreiber:innen (optional) eingeladen werden. Mit einem Klick auf den [AN]-Button öffnen Sie das Adressbuch und können auch direkt daraus Empfänger:innen hinzufügen.

5. Auftragsbeschreibung: Optional kann eine Beschreibung des Auftrages angeführt werden.

6. Kategorie: Optional kann der Auftrag einer Kategorie zugeordnet werden.

7. Ablaufdatum (MUSS): Das Ablaufdatum setzt fest, wie lange alle am Auftrag beteiligten unterschreibenden und freigebenden Personen Zeit haben, diesen abzuschließen.  

Schritt 4: Um den Auftrag abzuschließen, klicken Sie bitte auf den [Auftrag Senden]-Button (siehe Abbildung 7). Sie können den Auftrag jedoch genauso gut als Entwurf oder als Vorlage abspeichern, indem Sie auf den korrespondierenden [Entwurf speichern]- oder [Vorlage speichern]-Button klicken. 

2. Verhalten von Anhängen in MOXIS

Fotos im Anhang 
Wenn Sie ein Foto als Anhang hinzufügen, wird Ihnen eine Vorschau angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie in den entsprechenden Tab. Bei sehr großen Dateien erleichtern Ihnen Scroll-Balken die Überprüfung (siehe Abbildung 8).

Vorschau für manche Dateitypen nicht verfügbar 
Bitte beachten Sie, dass gewisse Dateitypen (z. B. .txt) nicht in der Vorschau angezeigt werden. Stattdessen erhalten Sie eine entsprechende Meldung, wenn das Hochladen solcher Dateien erfolgreich war (siehe Abbildung 9).

Unerlaubtes Dateiformat 

Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Format entsprechend der Konfiguration nicht erlaubt ist oder die die zugelassene Dateigröße überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn Sie ein unerlaubtes Dateiformat (siehe Abbildung 10) hochladen oder die zugelassene Dateigröße überschritten (siehe Abbildung 11) wurde, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die zugelassenen Formate und Dateigrößen sind abhängig von der MOXIS Systemkonfiguration Ihrer Instanz.