[Business & Now Cloud] Aufträge anlegen

1. Schritt-für-Schritt Anleitung: Wie lege ich in MOXIS einen neuen Auftrag an? 

Schritt 1: Um in MOXIS einen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf den [+ Auftrag anlegen]-Button (siehe Abbildung 1).   

 

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1.1. Welche Arten von Aufträgen kann ich in MOXIS erstellen und was bewirken sie?

Grundsätzlich gibt es in MOXIS Business vier Arten von Aufträgen, die jeweils auf Basis der eIDAS- oder ZertES-Verordnung ausgeführt werden können.  

• Dokument mit Anhängen signieren

• Dokument mit Anhängen signieren (ZertES)

• Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

• Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren (ZertES)

• Dokument(e) mit externen Anhängen signieren

• Dokument(e) mit externen Anhängen signieren (ZertES)

• Dokument(e) signieren

• Dokument(e) signieren (ZertES)

Wenn Sie den [+ Auftrag anlegen]-Button anklicken, erhalten Sie die Möglichkeit, zwischen den vier (bzw. acht) Optionen zu wählen (siehe Abbildung 2). Doch welche ist die richtige für Ihren Anwendungsfall? Um diese Frage zu beantworten, lesen Sie bitte unten weiter.   

1.1.1. Dokument mit Anhängen signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein Dokument als PDF verschicken und signieren lassen wollen. Sie können beliebig viele Anhänge dazu laden. Diese werden mit dem Hauptdokument mit signiert. 

Anwendungsbeispiele: Autokauf, Verträge inklusive Versand der AGB, Zusätzliche Informationen zu Reisewarnungen bei Buchungen von Reisen, Rücktrittsbestimmungen 

1.1.2. Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

Diese Option sollten Sie wählen, wenn Ihr Dokument über mindestens eine Fortgeschrittene Signatur (FES oder AES) verfügen soll. Für weitere Informationen über Signaturqualitäten lesen Sie bitte hier weiter. 

Anwendungsbeispiele: Bei zwei Vertragspartnern, wobei einer nicht qualifiziert unterschreiben kann, man aber trotzdem die Nachvollziehbarkeit der Unterschrift sicherstellen will. Gründe, warum jemand nicht qualifiziert unterschreiben kann, können sein: 

• Das Land aus dem die Person stammt, bietet nicht die Möglichkeit qualifizierter elektronischer Unterschriften. 

• Es liegt kein gültiger Ausweis vor. 

• Die Person hat keinen Zugang zum Internet. 

• Sie hat keinen Registrierungswunsch. 
  

1.1.3. Dokument mit externen Anhängen signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein Dokument als PDF an eine externe Person verschicken und signieren lassen wollen.

Bitte beachten Sie: Bei dieser Option müssen die externen Empfänger mindestens einen Anhang verpflichtend hochladen.

Anwendungsbeispiele: Identitäts- oder Know-Your-Customer Unterlagen (Ausweiskopie, Firmenbuchauszug, Ergänzung Vertrag), Finanz- und Bonitätsnachweise (Lohnzettel, Bilanz/GuV, Risikoprüfung), HR-Dokumente (Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, Arbeitsproben), Antragsbeilagen bei Behörden (Gutachten, Pläne, Fotos), Nachweise bei Reklamationen, Kündigungen oder Schadensfällen (Fotos, Lieferscheine, Rückscheine, E-Mail Korrespondenz)

1.1.4. Dokument(e) signieren 

Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine große Menge an PDFs zu signieren haben. Jedes PDF ist mit einer oder mehreren eigenen Signatur möglich. Bitte beachten Sie: Anhänge werden in diesem Fall NICHT automatisch unterschrieben. 

Anwendungsbeispiele: Vertragskonvolut, Protokolle 

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Schritt 2: Im Formular auf der linken Seite können Sie dann mit einem Klick auf die Schaltfläche [+Iteration erstellen] (siehe Abbildung 2 [1]) Iterationsstufen erstellen und die erforderlichen Daten für den Auftrag eingeben (siehe Abbildung 3 [1–12]).

Auf der rechten Seite können Sie die entsprechenden Dokumente oder Anhänge hochladen (siehe Abbildung 2 [2]) und Ihren bevorzugten Visualisierungstyp auswählen. Je nach Prozess gibt es verschiedene Möglichkeiten, Anhänge hochzuladen (siehe Abbildungen 4 - 7).

Sie können die Signaturqualität sowie den Empfänger jederzeit ändern.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einem Auftrag weitere Empfänger hinzufügen, werden die ursprünglichen Empfänger möglicherweise gelöscht, da externe und interne Empfänger nicht in einer Iteration gemischt werden können. Sie erhalten jedoch vorab eine Warnung.

Die folgenden Auftragsdaten können/müssen* eingegeben werden (siehe Abbildung 3):

1. Vorlage auswählen:
   Wenn Sie mit Vorlagen arbeiten, wählen Sie hier bitte eine aus, indem Sie auf Vorlage auswählen klicken (siehe Abbildung 3 [1]).

2. Signaturqualität*:
   Bitte wählen Sie eine Signaturqualität aus, indem Sie den Schieberegler nach rechts oder links bewegen (siehe Abbildung 3 [2]).

3. Empfänger*:
   Die Auftragsempfänger sind hier aufzulisten (siehe Abbildung 3 [4]). Je nach Konfiguration kann die Suche nach Vor- und Nachnamen oder E-Mail-Adresse erfolgen. Es können sowohl registrierte MOXIS-Benutzer als auch externe Unterzeichner (optional) eingeladen werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche [AN:]-(siehe Abbildung 3 [3]) können Sie das Adressbuch öffnen und Empfänger:innen direkt daraus hinzufügen.

4. Anmerkung:
   Es besteht die Möglichkeit, eine Anmerkung hinzuzufügen (siehe Abbildung 3 [5]).

5. Private Iteration:
   Eine Iteration kann als privat markiert werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall keine andere Person außer dem Ersteller oder der Erstellerin Zugriff auf die Daten in der Iteration hat (siehe Abbildung 3 [6]).

6. [+Iteration erstellen]-Schaltfläche:
   Sie können beliebig viele weitere Iterationen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche [+Iteration erstellen] klicken, die nach dem Erstellen einer Iteration am unteren Rand dieser Iteration angezeigt wird (siehe Abbildung 3 [7]).

7. Auftragsbeschreibung:
   Hier können Sie eine Auftragsbeschreibung für die Empfänger:innen hinterlassen (siehe Abbildung 3 [8]).

8. Kategorie:
   Der Auftrag kann optional einer Kategorie zugeordnet werden (siehe Abbildung 3 [9]).

9. Empfänger des signierten Dokuments:
   Optional können weitere Empfänger:innen des signierten Dokuments hinzugefügt werden (siehe Abbildung 3 [10]).

10. [Als Entwurf speichern] [Vorlage speichern] [Auftrag senden]
    Hier können Sie einen Entwurf oder eine Vorlage speichern oder einen Auftrag mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche senden (siehe Abbildung 3 [11]). Bitte beachten Sie, dass diese Schaltflächen so lange ausgegraut bleiben, bis alle erforderlichen Informationen zum Auftrag angegeben wurden. Der rote Icon in der rechten oberen Ecke des Abschnitts (siehe Abbildung 3 [12]) gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Daten noch fehlen, damit der Auftrag abgeschlossen oder versendet werden kann, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

1.2. Möglichkeiten zum Umgang mit Anhängen beim Erstellen eines Auftrags

1.2.1. Dokument mit Anhängen signieren (eIDAS oder ZertES)

Wenn Sie diesen Prozess auswählen (siehe Abbildung 4 [1]), haben Sie die Möglichkeit, Anhänge hochzuladen, nachdem Sie das Hauptdokument hochgeladen haben (siehe Abbildung 4 [3]). Um einen Anhang hochzuladen, klicken Sie bitte auf das Büroklammer-Symbol (siehe Abbildung 4 [2]).

Wenn „Dokument(e) mit Anhängen signieren” als Signaturprozess ausgewählt ist, wird das „komplette Paket” bestehend aus dem Hauptdokument und den Anhängen signiert. In diesem Fall sind die Anhänge Teil des Hauptdokuments. Je nach Konfiguration können Anhänge auf bestimmte Dateitypen beschränkt sein.

1.2.2. Dokument(e) signieren (eIDAS oder ZertES)

Wenn Sie diesen Prozess auswählen (siehe Abbildung 5 [1]), haben Sie die Möglichkeit, nach dem Hochladen des Hauptdokuments Anhänge hochzuladen (siehe Abbildung 5 [2]). Um einen Anhang hochzuladen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol (siehe Abbildung 5 [3]). Die folgende Übersicht ermöglicht Ihnen das Hochladen einer PDF-Datei oder eines Anhangs (siehe Abbildung 6).

Standardmäßig ist das System so konfiguriert, dass bis zu zehn Anhänge hochgeladen werden können. Anhänge dienen als Informationen für die Empfänger des Auftrags und werden bei einer Standardkonfiguration nicht mitunterzeichnet.

1.2.3. Dokumente mit externen Anhängen signieren (eIDAS oder ZertES)

Wenn Sie diesen Prozess auswählen (siehe Abbildung 7 [1]), haben Sie die Möglichkeit, nach dem Hochladen des Hauptdokuments Anhänge hochzuladen (siehe Abbildung 7 [2]). Um einen Anhang hochzuladen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol (siehe Abbildung 7 [3]).

Wenn „Dokumente mit externen Anhängen signieren“ als Signaturprozess ausgewählt ist, wird nur das Hauptdokument vom externen Empfänger signiert. Standardmäßig ist das System so konfiguriert, dass bis zu zehn Anhänge hochgeladen werden können. Anhänge dienen als Informationen für die Empfänger des Auftrags und werden bei einer Standardkonfiguration nicht mitunterzeichnet.

Wenn Sie ein Foto als Anhang hinzufügen, wird eine Vorschau angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben. Öffnen Sie dazu die entsprechende Registerkarte (siehe Abbildung 8). Bei sehr großen Dateien erleichtern Ihnen Bildlaufleisten die Überprüfung.

Bitte beachten Sie: Bestimmte Dateitypen (z. B. txt) werden in der Vorschau nicht angezeigt. Wenn der Upload solcher Dateien jedoch erfolgreich war, wird dies entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 9).

Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Format gemäß der Konfiguration ungültig ist oder die die zulässige Dateigröße überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung (siehe Abbildung 10 und 11).

Die zulässigen Formate und Größen werden im Eingabebildschirm angezeigt (siehe Abbildung 6) und hängen von der Systemkonfiguration Ihrer MOXIS-Instanz ab!