[Business and Now Cloud] Aufträge anlegen

1. Schritt-für-Schritt Anleitung: Wie lege ich in MOXIS einen neuen Auftrag an? 

Schritt 1: Um in MOXIS einen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf den [+ Auftrag anlegen]-Button (siehe Abbildung 1).   

Bitte beachten Sie:
Aufträge in der Business Cloud können alternativ auch über Explorer to MOXIS angelegt werden. Das spart Zeit, Kosten und Ressourcen.

*** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** ***

1.1. Welche Arten von Aufträgen kann ich in MOXIS erstellen und was bewirken sie?

Grundsätzlich gibt es in MOXIS Business sechs Arten von Aufträgen.  

• Dokument mit Anhängen signieren 

• Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

• Dokument(e) mit externen Anhängen signieren

• Dokument(e) mit fortgeschrittener Signatur Signieren

• Dokument(e) signieren

• Dokument(e) über SMS-Link signieren

Wenn Sie den [+ Auftrag anlegen]-Button anklicken, erhalten Sie die Möglichkeit, zwischen den sechs Optionen zu wählen (siehe Abbildung 2). Doch welche ist die richtige für Ihren Anwendungsfall? Um diese Frage zu beantworten, lesen Sie bitte unten weiter.   

1.1.1. Dokument mit Anhängen signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein Dokument als PDF verschicken und signieren lassen wollen. Sie können beliebig viele Anhänge dazu laden. Diese werden mit dem Hauptdokument mit signiert. 

Anwendungsbeispiele: Autokauf, Verträge inklusive Versand der AGB, Zusätzliche Informationen zu Reisewarnungen bei Buchungen von Reisen, Rücktrittsbestimmungen 

1.1.2. Dokument(e) mit biometrischen Merkmalen signieren 

Diese Option sollten Sie wählen, wenn Ihr Dokument über mindestens eine Fortgeschrittene Signatur (FES oder AES) verfügen soll. Für weitere Informationen über Signaturqualitäten lesen Sie bitte hier weiter. 

Anwendungsbeispiele: Bei zwei Vertragspartnern, wobei einer nicht qualifiziert unterschreiben kann, man aber trotzdem die Nachvollziehbarkeit der Unterschrift sicherstellen will. Gründe, warum jemand nicht qualifiziert unterschreiben kann, können sein: 

• Das Land aus dem die Person stammt, bietet nicht die Möglichkeit qualifizierter elektronischer Unterschriften. 

• Es liegt kein gültiger Ausweis vor. 

• Die Person hat keinen Zugang zum Internet. 

• Sie hat keinen Registrierungswunsch. 

1.1.3. Dokument(e) mit externen Anhängen signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie gerne hätten, dass externe Signierende eigene Anhänge hinzufügen können.

Anwendungsbeispiel: Versand eines Arbeitsvertrages an einen zukünftige:n Mitarbeiter:in durch die HR-Abteilung mit der Bitte um Anhang weiterer, bislang noch fehlender Dokumente. So finden sich alle Dokumente an einem Ort und können bequem weiter bearbeitet werden.

1.1.4 Dokument(e) mit Fortgeschrittener Signatur signieren 

Diese Option ermöglicht es internen Signierenden, ein Dokument mit fortgeschrittener Signatur und zweitem Faktor zu unterzeichnen.

Anwendungsbeispiel: Verträge zwischen internationalen Niederlassungen eines Großunternehmens. Mithilfe des zweiten Faktors soll die Sicherheit der Signatur sichergestellt werden.

1.1.5 Dokument(e) signieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine große Menge an PDFs zu signieren haben. Jedes PDF ist mit einer oder mehreren eigenen Signatur möglich. Bitte beachten Sie: Anhänge werden in diesem Fall NICHT automatisch unterschrieben. 

Anwendungsbeispiele: Vertragskonvolut, Protokolle 

1.1.6 Dokument(e) über SMS-Link signieren

Wenn Sie diese Option wählen, erhalten die externen Signierenden den Signaturauftrag via SMS.

Anwendungsbeispiele: Anwendbar ist diese Form vor allem dann, wenn keine E-Mailadresse des Empfängers vorliegt oder der Internetempfang nicht sichergestellt ist. Vertraglich gesehen können theoretisch alle Arten von Dokumenten verschickt werden. Es ist jedoch ratsam, sicherzustellen, dass die hinterlegte Telefonnummer der Person gehört, die den Auftrag signieren soll, da der in der SMS enthaltene Link direkt zur Signatur führt.

*** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** ***

Schritt 2: Laden Sie ein Dokument hoch. In dem Formular auf der linken Seite können Sie dann Entscheidungsebenen anlegen und die benötigten Daten für den Auftrag ausfüllen (siehe Abbildung 2). Auf der rechten Seite können Sie die entsprechenden Aufträge hochladen. Entsprechend zu den sechs verschiedenen Auftragsarten gibt es auch unterschiedliche Arten, Dokumente hochzuladen (siehe Abbildung 3 - 9)

Dokumente mit Anhängen signieren

Schritt 3: Sobald Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie die weiteren Felder ausfüllen (siehe Abbildung 7).

Es ist weiterhin jederzeit möglich, die Signaturqualitäten über die Kacheln sowie den oder die Empfänger:innen zu ändern.

Folgende Auftragsdaten können/müssen eingegeben werden:

1. Hauptdokument (MUSS): Das PDF-Dokument, das unterschrieben oder freigegeben werden soll.

2. Anhänge: Es können optional bis zu zehn Anhänge pro Auftrag hochgeladen werden. Anhänge dienen zur Information für Auftragsempfänger:innen und werden im Falle einer Standardkonfiguration nicht mitunterschrieben. Wenn als Unterschriftenprozess „Dokument(e) mit Anhängen signieren“ gewählt wurde, wird das „Gesamtpaket“ bestehend aus Hauptdokument und Anhänge unterschrieben. Die Anhänge sind in diesem Fall Teil des Hauptdokuments. Die zulässigen Dateitypen und maximalen Dateigrößen sind vordefiniert. Sie werden Ihnen direkt im Upload-Dialog angezeigt.

3. Vorlage: Falls eine Vorlage definiert wurde, kann eine solche hier ausgewählt werden.

4. Empfänger (MUSS): Hier sind die Empfänger:innen des Auftrages anzuführen. Die Suche kann nach Vor- und Nachnamen oder E-Mail-Adresse erfolgen. Es können sowohl registrierte MOXIS-Benutzer:innen als auch externe Unterschreiber:innen (optional) eingeladen werden. Mit einem Klick auf den [AN]-Button öffnen Sie das Adressbuch und können auch direkt daraus Empfänger:innen hinzufügen.

5. Anmerkungen: Hinterlassen Sie hier eine Anmerkung. Bitte beachten Sie: Diese sind an die Entscheidungsebenen gebunden und in der Detailansicht in den Entscheidungsebenen einsehbar.

6. Auftragsbeschreibung: Optional kann eine Beschreibung des Auftrages angeführt werden.

Bitte beachten Sie: Auftragsbeschreibungen sind auf eine Zeichenlänge von 255 Zeichen beschränkt.

7. Bitte beachten Sie: Formularfelder sind auf eine Zeichenlänge von 255 Zeichen beschränkt.

8. Kategorie: Optional kann der Auftrag einer Kategorie zugeordnet werden.

9. Ablaufdatum (MUSS): Das Ablaufdatum setzt fest, wie lange alle am Auftrag beteiligten unterschreibenden und freigebenden Personen Zeit haben, diesen abzuschließen.  

Schritt 4: Um den Auftrag abzuschließen, klicken Sie bitte auf den [Auftrag Senden]-Button (siehe Abbildung 7). Sie können den Auftrag jedoch genauso gut als Entwurf oder als Vorlage abspeichern, indem Sie auf den korrespondierenden [Entwurf speichern]- oder [Vorlage speichern]-Button klicken. 

2. Verhalten von Anhängen in MOXIS

Fotos im Anhang 
Wenn Sie ein Foto als Anhang hinzufügen, wird Ihnen eine Vorschau angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie in den entsprechenden Tab. Bei sehr großen Dateien erleichtern Ihnen Scroll-Balken die Überprüfung (siehe Abbildung 8).

Vorschau für manche Dateitypen nicht verfügbar 
Bitte beachten Sie, dass gewisse Dateitypen (z. B. .txt) nicht in der Vorschau angezeigt werden. Stattdessen erhalten Sie eine entsprechende Meldung, wenn das Hochladen solcher Dateien erfolgreich war (siehe Abbildung 9).

Unerlaubtes Dateiformat 

Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Format entsprechend der Konfiguration nicht erlaubt ist oder die die zugelassene Dateigröße überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn Sie ein unerlaubtes Dateiformat (siehe Abbildung 10) hochladen oder die zugelassene Dateigröße überschritten (siehe Abbildung 11) wurde, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die zugelassenen Formate und Dateigrößen sind abhängig von der MOXIS Systemkonfiguration Ihrer Instanz.