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[Business & Now Cloud] Der Unterschriftenprozess für externe Unterschreiber:innen

Nach dem Erstellen des Signaturauftrages erhalten die externen Unterschreiber:innen per E-Mail einen Link zum Dokument (siehe Abbildung 1).

E-Mail Benachrichtigung für externe Unterschreiber:innen

Voraussetzung für den Versand dieser E-Mail an externe Unterschreiber:innen ist, dass diese Funktionalität durch den oder die MOXIS-Administrator:in freigeschaltet wurde.

Email für externe neu DE.png


Abbildung 1: Einladungs-E-Mail für externe Unterschreiber:innen

Der Hinweis bezüglich des Prozesses via Smartphone wird nur im Fall einer Qualifizierten Signatur angezeigt.

Über den Link im E-Mail gelangen die externen Unterschreiber:innen zur Signaturseite (siehe Abbildung 2).

Je nach Prozesskonfiguration ist es möglich, dass die externen Unterschreiber:innen den Auftrag nur nach Eingabe einer SMS-TAN oder eines Passwortes öffnen können.

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Abbildung 2: Signaturseite für externe Unterschreiber:innen 


MOXIS Guest Benutzeroberfläche


Abbildung 3: Menüleiste in MOXIS Guest

Die Menüleiste in MOXIS Guest (siehe Abbildung 3) bietet folgende Optionen:

  1. Text markieren

  2. Dokument verschieben

  3. Nächste Seite im ausgewählten Dokument anzeigen

  4. Zoomfaktor für Seitengröße auswählen

  5. Sprache auswählen

  6. Dokumente und Anhänge prüfen (die rote Markierung wird durch ein grünes Häkchen ersetzt, sobald alle erforderlichen Dokumente signiert worden sind)

  7. Herunterladen (Aktuelles Dokument herunterladen/Alle Dokumente herunterladen)

  8. Wechseln zwischen den zu signierenden Dokumenten

 

Ein Auftrag für externe Unterschreiber:innen kann folgende Dateien enthalten:

  • Dokumente: Es ist möglich, dass mehrere Dokumente zu signieren sind.

  • Anhänge: Anhänge sind entweder Dokumente oder Bilder, die Zusatzinformationen liefern. Diese Dateien können in MOXIS Guest nicht direkt geprüft werden. Die externen Unterschreiber:innen haben jedoch die Möglichkeit, diese  herunterzuladen (siehe Abbildung 4).

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Abbildung 4: Dokumente herunterladen

Mit der Option Alle Dokumente herunterladen können Sie alle Dokumente und Anhänge gesammelt herunterladen.

Für den Fall, dass externe Unterschreiber:innen auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken, obwohl sie noch nicht alle zu signierenden Dokumente und Anhänge geprüft haben, öffnet sich ein Pop-up. Die User:innen können direkt zum Unterschriftenprozess wechseln, indem sie auf FORTFAHREN klicken. Wenn sie den DOKUMENTE PRÜFEN Button auswählen, öffnet sich das Dokumente-Menü automatisch am rechten Bildschirmrand (siehe Abbildung 5 - 7).

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Abbildung 5: Dokumente prüfen Pop-up 

Dokumentenmenü neu DE.png

Abbildung 6: Dokumente-Menü

Info HOver neu DE.png

Abbildung 7: Dokumente-Menü Info 


Dokumente, die noch nicht geprüft wurden, sind auch durch eine rote Markierung gekennzeichnet (siehe Abbildung 7). Sobald ein Dokument angeklickt wird, wird es im Hintergrund geöffnet. Das Dokumente-Menü muss zur Prüfung des Dokuments geschlossen werden. 

Im Dokumente-Menü können Anhänge einzeln heruntergeladen werden (siehe Abbildung 8).

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Abbildung 8: Anhang herunterladen

Sobald alle Dokumente geprüft worden sind, wird statt der roten Markierung ein grünes Häkchen beim Dokumente-Menü angezeigt (siehe Abbildung 9).

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Abbildung 9: Alle Dokumente geprüft


Nun kann der Auftrag unterschrieben oder gegebenenfalls auch abgelehnt werden. 

Externe Signaturvisualisierung (Aufträge über API)

Optional ist es möglich Prozesse so zu konfigurieren, dass externe Unterschreiber:innen die Signaturvisualisierung selbst an der dafür vorgesehenen Stelle anbringen können. Dies ist nur möglich, wenn Aufträge per API verschickt werden.

Wenn der Prozess so konfiguriert ist, wird in der Benutzeroberfläche der externen Unterschreiber:innen das Visualisierungsmodus Icon angezeigt (siehe Abbildung 10).

Wenn ein Auftrag eine oder mehrere Signaturvisualisierungen erfordert, müssen externe Unterschreiber:innen diese anbringen, um den Auftrag abschließen zu können.

Visualisierungsmodus neu DE(1).png

Abbildung 10: Visualisierungsmodus Icon


Wenn die externen Unterschreiber:innen Hilfe zum Visualisierungsmodus benötigen, können Sie auf das Fragezeichen Icon (siehe Abbildung 11) am rechten oberen Rand klicken und ein Pop-up öffnet sich.

Das Pop-up öffnet sich auch, wenn die externen Unterschreiber:innen auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken, ohne eine Visualisierung angebracht zu haben.

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Abbildung 11: Hilfe zu MOXIS Guest 

Das Pop-up enthält neben einem FAQ Reiter (siehe Abbildung 13) auch eine kurze Animation der Signaturvisualisierung sowie Instruktionen in Textform (siehe Abbildung 12). Es wird erklärt, wie die Signaturvisualisierung angebracht und bearbeitet werden kann. Durch das Klicken des VISUALISIERUNG PLATZIEREN Buttons wird das Pop-up geschlossen und der Visualisierungsmodus ist automatisch aktiviert. Das Pop-up kann über das Fragezeichen Icon jederzeit wieder aufgerufen werden.

Visualisierung Instruktionen DE.png

Abbildung 12: Instruktionen für die Visualisierung

Visualisierung FAQ DE.png

Abbildung 13: MOXIS Guest FAQ 

User:innen, die keine Hilfe benötigen, können den Visualisierungsmodus direkt über das Icon aktivieren (siehe Abbildung 10). 

Im aktivierten Visualisierungsmodus verändert sich der Mauszeiger zu einem Plus Zeichen und die Menüleiste wird angepasst (siehe Abbildung 14). Die User:innen müssen im Dokument  zur vorgesehenen Stelle scrollen, um dort die Signaturvisualisierung anzubringen.

Visualisierungsmodus an DE_neu.png

Abbildung 14: Angepasster Mauszeiger und Menüleiste 


Die Signaturvisualisierung wird mit der Maus durch Drücken und Halten der linken Maustaste bzw. auf Mobilgeräten mit dem Pen oder dem Finger im zu unterschreibenden Dokument angebracht. Dazu wird ein Rechteck in das Dokument gezogen (siehe Abbildung 15).

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Abbildung 15: Visualisierung im Dokument

 

Die Größe der Visualisierung kann mit Hilfe der Kreis Symbole verändert werden. Es ist ebenso möglich, die Visualisierung im Dokument beliebig zu verschieben. Dazu klickt man in das Feld, hält die linke Maustaste gedrückt und platziert es an der gewünschten Stelle (siehe Abbildung 16).

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Abbildung 16: Größe ändern und verschieben

Mit dem VERWERFEN Button oder mit der Entf Taste der Tastatur kann eine Visualisierung gelöscht werden. Da dadurch der Visualisierungsmodus nicht abgebrochen wird, kann der Vorgang wiederholt werden. 

Über den VERLASSEN Button kann der Visualisierungsmodus geschlossen werden. In diesem Fall wird die Visualisierung jedoch nicht gespeichert und eine entsprechende Meldung wird angezeigt (siehe Abbildung 17).

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Abbildung 17: Meldung, dass die Visualisierung nicht gespeichert wurde

Wenn der Auftrag mehr als ein Dokument enthält, das eine Signaturvisulisierung benötigt (siehe Abbildung 19), kann der Unterschriftenprozess nicht abgeschlossen werden, ohne dass alle Visualisierungen platziert und gespeichert wurden. Ein Pop-up informiert die externen Unterschreiber:innen über fehlende Signaturvisualisierungen, wenn sie vorzeitig auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken (siehe Abbildung 18). 

Sie müssen den Visualisierungsmodus in diesem Fall erneut über das Icon öffnen.

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Abbildung 18: Hinweis auf weitere Signaturvisualisierungen

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Abbildung 19: Dateimenü


Es ist möglich, die Signaturvisualisierungen in mehreren Dokumenten anzubringen, ohne den Visualisierungsmodus zu verlassen. Der Wechsel zwischen den Dokumenten ist über die Pfeiltaste der Dokumentenanzeige möglich (siehe Abbildung 20).

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Abbildung 20: Pfeiltaste Dokumentenanzeige

Pro Dokument kann nur eine Signaturvisualisierung angebracht werden.

Wenn die Benutzer:innen die Visualisierung(en) wie gewünscht platziert haben,  kann auf zwei Arten gespeichert werden:

  • Der SPEICHERN Button wird gedrückt. Diese Speichermethode wird angewendet, wenn der Auftrag noch einmal geprüft werden soll, bevor die Unterschrift geleistet wird (siehe Abbildung 21).

  • Der UNTERSCHREIBEN Button wird gedrückt. Bei dieser Variante öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen. 

Die Visualisierung kann auch nach dem Speichern noch  verändert oder entfernt werden, indem das Visualisierungsmodus Icon erneut gedrückt wird.

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Abbildung 21: Meldung, dass die Visualisierung gespeichert wurde

Anhänge benötigen keine Signaturvisualisierung.


Externen Auftrag unterschreiben

Sobald der UNTERSCHREIBEN Button geklickt wird, öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen.

Das Signatur-Menü umfasst folgende Bereiche (siehe Abbildung 22):

  1. In der Überschrift wird in Klammer jeweils die Anzahl der zu signierenden Dokumente angezeigt.

  2. Die Visualisierung der Unterschrift kann entweder durch Zeichnen, Text oder Bild erfolgen.

  3. (Optional) Im Abschnitt Biometrie- und Gerätedaten können externen Unterschreiber:innen entscheiden, welche Daten erfasst werden dürfen. Diese Sicherheitsfunktion muss jedoch in der Prozesskonfiguration aktiviert sein.

  4. Im nächsten Bereich kann der Signaturanbieter ausgewählt werden.

  5. Optional ist es möglich, dass zusätzliche Daten erforderlich sind.

  6. Der Prozess wird mit der Unterschrift abgeschlossen.

Signaturslider Enterprise DE.png

Abbildung 22: Signatur-Menü

Die Visualisierung der Unterschrift kann auf drei Arten erfolgen (siehe Abbildung 23 und 24):

  • ZEICHNEN: Bei dieser Option wird die Unterschrift in das Eingabefenster gezeichnet. Mit dem LÖSCHEN Button, kann die Eingabe gelöscht werden.

  • TEXT: Der Text ist vor eingestellt, kann aber individuell angepasst werden. Der LÖSCHEN Button setzt den Text auf die Voreinstellung zurück.

  • BILD: Hier kann ein Foto (z. B. jpg, png, gif) von der Unterschrift hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße kann je nach Systemkonfiguration unterschiedlich sein.

Signaturoptionen DE.png

Abbildung 23: Visualisierungsoptionen

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Abbildung 24: Visualisierungen

Der Signaturanbieter kann aus den eingestellten Optionen ausgewählt werden (siehe Abbildung 25).

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Abbildung 25: Signaturanbieter aus den eingestellten Optionen auswählen

Externe Unterschreiber:innen, die den Signaturvorgang für eine Qualifizierte Signatur über ein Smartphone abwickeln, müssen von der Handy-Signatur-App in den Browser wechseln, damit sie den Vorgang final abschließen können (siehe Abbildung 26)!

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Abbildung 26: Smartphone Hinweis im E-Mail bei Qualifizierter Signatur

Sobald der Vorgang über den Signaturanbieter abgeschlossen wurde, wird eine Bestätigung angezeigt und die externen Unterschreiber:innen können entweder das Browserfenster schließen oder zurück zum Auftrag wechseln (siehe Abbildung 27).

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Abbildung 27: Bestätigung der Unterschrift

Externen Auftrag ablehnen

Der Auftrag kann von externen Unterschreiber:innen auch abgelehnt werden. 

Wenn es die Prozesskonfiguration vorsieht, müssen externe Unterschreiber:innen verpflichtend einen Ablehnungsgrund angeben (siehe Abbildung 28). 

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Abbildung 28: Ablehnungsgrund eintragen



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Abbildung 29: Ablehnungsgrund bestätigen


Sobald der Ablehnungsgrund bestätigt wurde (siehe Abbildung 29), wird dies angezeigt und das Browserfenster kann geschlossen werden (siehe Abbildung 30).

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Abbildung 30: Browserfenster nach Ablehnung schließen

Herunterladen der Dokumente durch externe Unterschreiber:innen

Ist der Unterschriftenprozess beendet, bekommt der externe Kontakt eine E-Mail mit einem Downloadlink für das Dokument zugesandt (siehe Abbildung 31).

Download email DE.png

Abbildung 31: E-Mail mit Download-Link


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