[ADMIN] Prozessverwaltung Iterationen

Inhalt

Im Tab Iterationen haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für Entscheidungsebenen vorzunehmen. 

1. Begriffsklärung

Iteration: Eine Iteration ist eine Entscheidungsebene, die während eines Signaturauftrages angelegt wird, um externe oder interne Signierende hinzuzufügen. 

1.1. Der Iterations-Tab in der Prozessverwaltung 

Um den Iterations-Tab in der Prozessverwaltung zu öffnen, steigen Sie in den Administrationsbereich ein und öffnen Sie die Prozessverwaltung. Klicken Sie sodann auf den Basisprozess, den Sie bearbeiten möchten oder legen Sie einen neuen an. Unter dem Reiter Iterationen (siehe Abbildung 1 [1]) können Sie die Entscheidungsebene konfigurieren. 

XiTipp
Bitte beachten Sie: Die in diesem Reiter dargestellten Optionen hängen von der Basiskonfiguration von MOXIS ab, die in Zusammenarbeit mit XiTrust erstellt wurde. Daher kann es sein, dass Sie in Ihrer Übersicht weniger Optionen angezeigt bekommen. Sollte eine der Optionen eine sinnvolle Ergänzung für Ihre aktuelle MOXIS Instanz sein, so wenden Sie sich bitte an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in

Sie haben folgende Möglichkeiten, die Entscheidungsebenen des Prozesses zu konfigurieren: 

1. Private Iteration erlauben/verweigern (siehe Abbildung 1 [2])

2. Anmerkungen zu Iterationen erlauben/verweigern (siehe Abbildung 1 [2])

3. Unterschreibern die Möglichkeit geben, weitere Personen einzuladen (siehe Abbildung 1 [2])

4. Serienfunktion erlauben (siehe Abbildung 1 [2])

5. Mithilfe des [Speichern]-, [Verwerfen]- oder [Löschen]-Buttons speichern, verwerfen oder löschen Sie Ihre Änderungen (siehe Abbildung 1 [3]).

1.2. Private Iteration erlaubt 

Aktivieren Sie diese Option, um den Signierenden die Möglichkeit zu geben, eine Entscheidungsebene auf Privat zu setzen (siehe Abbildung 2 [1]). Solange die Option in der Prozessverwaltung aktiviert ist und das Häkchen in MOXIS bei Privat gesetzt, können selbst User:innen mit der Rolle Einsichtnehmer:in den bewussten Auftrag nicht einsehen. Zudem können Signierende in dieser Ebene nicht vertreten werden. Bitte beachten Sie: Dies betrifft jeweils nur Iterationsebenen, an denen das Häkchen gesetzt ist.

1.3. Anmerkungen zur Iteration erlaubt

Aktivieren Sie diese Option, um den Signierenden die Möglichkeit zu geben, Anmerkungen in Entscheidungsebenen zu hinterlassen (siehe Abbildung 3).

1.4. Unterschreiber darf weitere Personen einladen  

Diese Option ermöglicht es Signierenden, vor dem Setzen der Unterschrift weitere Personen zum Auftrag einzuladen (siehe Abbildung 4). Sobald Sie das Häkchen bei dieser Option gesetzt haben, öffnen Sie bitte einen Auftrag, den Sie erhalten haben, aber noch nicht unterschrieben. In der Detailansicht des Auftrags navigieren Sie bitte zu den Kommentaren und öffnen die optionalen Attribute. Hier können Sie nun zusätzliche Empfänger:innen hinzufügen.

1.5. Serienfunktion erlaubt

Diese Option ermöglicht es, einen Auftrag an eine Gruppe von Empfänger:innen zu senden. Dazu müssen jedoch Voreinstellungen getroffen werden, die wir in der folgenden Anleitung beschreiben.

1.5.1. Schritt für Schritt Anleitung: Serienfunktion in der Prozessverwaltung aktivieren 

Schritt 1: Um die Serienfunktion in der Prozessverwaltung zu aktivieren, wählen Sie zunächst die Option im Iterations-Tab in Ihrem gewünschten Prozess aus (siehe Abbildung 5). Bitte beachten Sie: Sollten Sie die Serienfunktion aktivieren wollen und gleichzeitig die Mehrfacheinladungen im Zugriffs-Tab aktiviert haben, so erhalten Sie eine Warnung in Form eines Rufzeichens (siehe Abbildung 5). 

Schritt 2: Sollte die Option Mehrfacheinladungen im Zugriffs-Tab aktiviert sein (siehe Abbildung 6), deaktivieren Sie diese Option bitte, indem Sie das Häkchen entfernen (siehe Abbildung 7 [1]). 

Schritt 3: Nun können Sie die Einstellungen im Iterations-Tab speichern. Bitte beachten Sie: Beim Anlegen eines Auftrags ist es in MOXIS wichtig, das Häkchen bei Serienfunktion zu setzen (siehe Abbildung 8 [1]), sodass das Feature auf der gewählten Iterationsebene aktiviert wird.