MOXIS 4.54: Neue Features für Enterprise Cloud & On Premises
Mit MOXIS 4.54 erhält die Enterprise-Variante von MOXIS (Cloud & On Premises) ein Funktions-Upgrade, das besonders zwei Bereiche in den Fokus rückt:
flexiblere Signatur-Workflows mit externen Signierenden sowie
komfortable und revisionssichere Dokumentenverarbeitung mittels PDF/A-Konvertierung – inklusive Konvertierungsmöglichkeiten für Word-Dokumente.
In diesem Artikel finden Sie eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Neuerungen im Vergleich zu MOXIS 4.53 – mit weiterführenden Links in die Administrator:innen- und Benutzer:innen-Dokumentation.
1. MOXIS 4.54 Enterprise: Die neuen Features
XiTipp
Informationen zu Bugfixes, Performance-Optimierungen und kleineren Anpassungen rund um MOXIS 4.54 finden Sie wie gewohnt in den entsprechenden Release Notes bzw. in Ihrem Customer-Bereich.
Die vollständige Dokumentation zu MOXIS 4.54 Enterprise (User Guides) finden Sie hier:
MOXIS 4.54 Enterprise Cloud & On Premises Benutzerhandbuch
Die Administrations-Dokumentation erreichen Sie unter:
MOXIS 4.54 ADMIN Guides
Nun geht es aber los: Hier kommen unsere neuen Features.
1.1 Delegation für externe Signierende in MOXIS Guest
Mit MOXIS 4.54 wird MOXIS Guest um eine Delegationsfunktion für externe Signierende erweitert. Externe Empfänger:innen können Aufträge nun gezielt weiterleiten, anstatt sie nur selbst zu unterschreiben. Das macht Ihre Signaturprozesse mit externen Beteiligten deutlich flexibler – insbesondere in mehrstufigen Freigabe- oder Vertretungsszenarien.
Es stehen zwei Varianten zur Verfügung:
Einfache Delegation
Die externe Person leitet einen erhaltenen Auftrag ohne eigene Signatur an eine weitere Person weiter.Signieren & Delegieren
Die externe Person signiert zunächst selbst und delegiert den Auftrag anschließend an eine weitere Person.
Einige Highlights:
Delegationen können mehrfach hintereinander erfolgen (in sogenannten Delegationsketten).
Das Feature setzt auf Transparenz und ist sowohl für die erste externe Person als auch für weitere Delegationsempfänger:innen als delegierter Auftrag erkennbar.
Benachrichtigungen an weitere externe Empfänger:innen erfolgen automatisiert per E-Mail mit Link zum Auftrag.
XiTipp
Bitte beachten Sie: Die Delegationsfunktion muss prozessseitig konfiguriert und aktiviert werden. Wenden Sie sich dazu an Ihre:n MOXIS Administrator:in.
Weitere Details und Use Cases finden Sie in diesem Artikel.
1.2 PDF/A-Konvertierung direkt in der Auftragserstellung
Ab MOXIS 4.54 können .pdf-, .doc- und .docX-Dokumente direkt in ein PDF/A-Format konvertiert werden. Damit unterstützt MOXIS Sie noch besser bei der Umsetzung von Anforderungen an Compliance.
Was bringt die PDF/A-Konvertierung?
Konvertierung von PDFs oder Word-Dokumenten (.doc/.docx) in ein PDF/A-Format innerhalb des Signaturprozesses.
Eindeutiger Hinweis in der Auftragsanlage, wenn ein Prozess mit PDF/A-Konvertierung arbeitet.
Klare Dokumentation der Konvertierung im Protokoll und in der Detailansicht des Auftrags.
Wichtige Rahmenbedingungen & Einschränkungen
Signaturblatt: In Prozessen mit aktiver PDF/A-Konvertierung ist die Option „Signaturblatt“ nicht mehr auswählbar.
Vorsignierte Dokumente: Bereits signierte PDFs können nicht in PDF/A konvertiert werden, da Vorsignaturen im Konvertierungsprozess entfernt würden.
PDF-Container: PDFs, die Teil eines Containerprozesses sind, werden nicht unterstützt.
Bereits konvertierte PDF/A-Dokumente: Diese können nur verwendet werden, wenn der vorhandene PDF/A-Standard exakt dem Zielformat entspricht (z. B. PDF/A-2u → PDF/A-2u).
und vieles mehr
XiTipp
Die PDF/A-Konvertierung ist in allen Enterprise-Varianten verfügbar, muss jedoch explizit von Administrator:innen aktiviert und konfiguriert werden (z. B. auf Prozessebene).
Ausführliche Erläuterungen finden Sie in diesem Artikel.
1.3 Doc/DocX-Konvertierung: Word-Dokumente direkt in MOXIS verarbeiten
Ergänzend zur allgemeinen PDF/A-Konvertierung führt MOXIS 4.54 eine spezifische Doc/DocX-Konvertierung ein. Damit können Sie Word-Dokumente direkt in MOXIS hochladen und im Zuge des Prozesses in PDF/A überführen lassen.
So funktioniert die Doc/DocX-Konvertierung:
Sobald das Feature aktiv ist, sehen User:innen diese Dateitypen als zulässige Formate auf der Auftragsanlageseite.
Beim Hochladen wird das Dokument im Hintergrund nach PDF/A konvertiert; im Protokoll wird vermerkt, dass eine Konvertierung aus .doc/.docx in ein PDF/A-Format stattgefunden hat (inkl. Angabe des Standards).
Hinweise für Anwender:innen:
Eingebettete Objekte können im konvertierten PDF/A verpixelt oder in der Darstellung eingeschränkt sein.
Empfehlung: Wenn möglich keine eingebetteten Objekte verwenden.
XiTipp
Wenn Sie planen, standardisiert mit Word-Vorlagen zu arbeiten, empfiehlt sich ein Testlauf mit Ihren typischen Dokumenten (inkl. Tabellen/Grafiken), bevor Sie die Funktion produktiv ausrollen.
Weitere Details finden Sie in diesem Artikel.
2. Nächste mögliche Schritte
Damit Sie die neuen Funktionen in Ihrer MOXIS-Umgebung optimal nutzen können, muss Ihre Instanz auf MOXIS 4.54 upgegraded werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihre MOXIS Administrator:innen.
Damit die Einführung der neuen Features gut gelingt, möchten wir Ihnen die folgenden Tipps und Tricks weitergeben.
Delegation für externe Signierende planen
Identifizieren Sie zunächst jene Prozesse, in denen externe Personen häufig weiterleiten/vertreten werden (z. B. Rechnungsfreigaben, Vertragsgegenzeichnung).
Lassen Sie die Delegationsoption in den relevanten Prozessen aktivieren und kommunizieren Sie dies intern.
PDF/A-Konvertierung prozessbezogen aktivieren
Wählen Sie Prozesse mit erhöhten Anforderungen an Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit (z. B. Verträge, HR-Dokumente).
Berücksichtigen Sie alle technischen Rahmenbedingungen (kein Signaturblatt, keine verschlüsselten PDFs, Einschränkungen bei Containern/Vorsignaturen) und kommunizieren Sie die Änderungen an ihr Team.
Doc/DocX-Konvertierung pilotieren
Testen Sie die Auftragsanlage mit den für Ihre Firma/Entität typischen Word-Vorlagen, insbesondere solche mit eingebetteten Tabellen oder Grafiken in MOXIS.
Passen Sie die Vorlagen bei Bedarf Vorlagen an, um eine optimale Darstellung im PDF/A zu erreichen.
3. Fragen zum MOXIS 4.54 Enterprise Release?
XiTipp
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu MOXIS 4.54 oder den neuen Funktionen haben, wenden Sie sich gerne an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in.
Bei Supportanfragen erreichen Sie uns außerdem jederzeit:
per E-Mail an servicedesk@xitrust.com oder
telefonisch unter +43 699 14 10 20 33.