PDF/A-Konvertierung: neu ab MOXIS 4.54

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Ab MOXIS 4.54 ist es möglich, .pdf-, .doc- und .docX-Formate in PDF/A-Dokumente zu verwandeln. Obwohl das Feature in jeder Enterprise-Variante integriert ist, muss es von Ihrem Administrator oder Ihrer Administratorin aktiviert werden. Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zu PDF/A-konvertierten Dokumenten.

1. Was ist der Unterschied zwischen einer PDF- und einer PDF/A-Datei?

PDF-A ist eine Variante des Standard-PDFs. Da es für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt wurde, weist das Format gewisse Eigenschaften auf. So unterstützt das PDF/A-Format zum Beispiel keine Einbettung von Audio- und Videodateien, da für die Archivierung bzw. das Abspielen der Dateien Spezialsoftware notwendig wäre. Auch Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument verankert sein.

XiTipp
Bitte beachten Sie, dass PDF/A-konforme Dateien nicht verschlüsselt werden können.

2. Welche Arten von PDF/As gibt es?

Es gibt vier Varianten der PDF/A-Normreihe:

PDF/A-1
In der Originalversion der konvertierten PDF/A-Datei sind Schriften, Illustrationen, Bilder, Grafiken, Hyperlinks etc. verankert. PDF/A-1 gibt es in zwei Konformitätsstufen (PDF/A-1a und PDF/A-1b).
PDF/A-2
Diese jüngere Version erlaubt die Kompression von Grafiken, PDF-Ebenen und die Nutzung transparenter Elemente. PDF/A-2 gibt es in drei Konformitätsstufen (PDF/A-2a, PDF/A-2b und PDF/A-2u).
PDF/A-3
Ab der 2012 veröffentlichten Version können einem PDF/A-Dokument beliebige Dateitypen und Rohdaten hinzugefügt werden. PDF/A-3 gibt es ebenfalls in drei Konformitätsstufen (PDF/A-3a, PDF/A-3b und PDF/A-3u).
PDF/A-4
Die jüngste Entwicklung bei PDF/A-Dokumenten ist in zwei Konformitätsstufen erhältlich (PDF/A-4e, PDF/A-4f).

3. PDF/A-Konvertierung in MOXIS

Die Auftragsanlage eine Auftrags, der in ein PDF/A-Format gebracht werden soll, erfolgt wie jede Standard-Auftragsanlage. Dennoch gibt es Abweichungen.

3.1. Abweichungen in der Auftragsanlage bei Aufträgen mit PDF/A-Konvertierung

3.1.1. Hinweis auf PDF/A-Konvertierungsfunktion

Prozesse mit aktivierter PDF/A-Konvertierungsfunktion sind mit einem entsprechenden Hinweis auf der Auftragsanlegeseite versehen (siehe Abbildung 1 [1]).

3.1.2. Option “Signaturblatt” für Signaturvisualisierungen nicht auswählbar

Wenn die PDF/A-Funktion in MOXIS für einen Prozess vollständig konfiguriert und aktiviert ist, ist es nicht mehr möglich, die Option “Signaturblatt” bei der Anlage eines neuen Auftrags innerhalb dieses Prozesses auszuwählen.

Die Option ist ausgegraut (siehe Abbildung 1 [2]).

*Abbildung 1: Auftragsanlegeseite in MOXIS in Prozess mit aktivierter PDF/A-Konvertierung*

Sollten Sie dennoch ein PDF mit einem Signaturblatt hochladen, erhalten Sie eine Fehlermeldung (siehe Abbildung 2 [1]).

*Abbildung 2: Fehlermeldung beim Hochladen eines Dokuments mit Signaturblatt in MOXIS bei Prozess mit PDF/A-Konvertierung*

3.1.3 Das Konvertieren von vorsignierten Dokumenten wird nicht unterstützt

Da bei bereits signierten Dokumenten die Vorsignatur im Konvertierungsprozess entfernt wird, wird das Konvertieren von vorsignierten Dokumenten nicht unterstützt. Beim Versuch der Abwicklung eines solchen Auftrags kommt es zu einer Fehlermeldung. (siehe Abbildung 3 [1]).

*Abbildung 3: Fehlermeldung beim Hochladen eines Dokuments mit Vorsignatur in MOXIS bei Prozess mit PDF/A-Konvertierung*

3.1.4 Das Konvertieren von PDF Containern wird nicht unterstützt

In Prozessen, in deren Verlauf Container PDFs erstellt werden sollen, können PDFs nicht in das PDF/A-Format konvertiert werden. Sie würden eine entsprechende Fehlermeldung erhalten (siehe Abbildung 4 [1]).

*Abbildung 4: Fehlermeldung beim Hochladen eines Dokuments (PDF Container) in MOXIS bei Prozess mit PDF/A-Konvertierung*

3.1.5 Das Konvertieren bereits konvertierter Dokumente wird nur eingeschränkt unterstützt

Dokumente, die bereits ins PDF/A-Format konvertiert wurden, können nur dann verwendet werden, wenn das zu signierende Dokument denselben Standard aufweist wie das PDF/A-Zielformat. Sprich, ein PDF/A-2u Format kann nur in ein PDF/A-2u Format “konvertiert” werden. Sollte ein anderes PDF/A-Format als das Zielformat verwendet werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung (siehe Abbildung 5 [1]).

*Abbildung 5: Fehlermeldung beim Hochladen eines bereits konvertierten Dokuments in MOXIS bei Prozess mit PDF/A-Konvertierung*

3.1.6 Verhalten bei PDFs mit Formularfeldern

PDFs mit Formularfeldern können lediglich eingeschränkt weiterverarbeitet werden. Die entsprechenden Formularfelder können lediglich hochgeladen und konvertiert, aber nicht verändert werden.

3.1.7 Verhalten bei PDFs mit Signaturfeldern

Bitte beachten Sie, dass PDF-Signaturfelder während der PDF/A-Konvertierung entfernt werden. Nach Abschluss des Konvertierungsprozesses können jedoch wieder Platzhalter hinzugefügt werden.

5. Auswirkungen auf das Protokoll und die Detailansicht

Wenn die PDF/A-Konvertierung aktiviert ist, beeinflusst das das Protokoll und die Detailansicht.

In der Detailansicht steht neben dem Auftragsnamen ein Hinweis auf die PDF/A-Konvertierung. Im Protokoll wird zusätzlich vermerkt, in welchen Standard das Dokument konvertiert wurde.