Was gilt es beim Signieren von PDFs mit Anhängen (PDF-Container) in MOXIS zu beachten?

MOXIS bietet die Möglichkeit, ein PDF mit Anhängen zu erstellen und zu signieren. In einem sogenannten PDF-Container wird jedoch nur das PDF signiert. Anhänge, die hinzugefügt werden (zb. Word- oder Excel-Dateien, Bilder, etc.) werden nicht signiert. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema.

1. Wie erstelle ich in MOXIS einen Auftrag mit einem PDF-Container?

Um einen Auftrag mit einem PDF-Container zu erstellen, legen Sie wie gewohnt einen an und wählen als Prozess einen Container-Prozess aus.

XiTipp
In MOXIS Enterprise kann ein Container-Prozess individuell angelegt werden. Bitte achten Sie darauf, diesen entsprechend eindeutig zu benennen. Für User:innen der Business Cloud sind hingegen bereits zwei Container-Prozesse konfiguriert. Sie heißen “PDF mit Anhängen signieren” und “PDF mit Anhängen signieren (ZertES)”.

Im nächsten Schritt laden Sie ein PDF-Dokument hoch. Danach laden Sie die Anhänge dazu hoch.

Den Auftrag schließen Sie bitte wie gewohnt ab, indem Sie die Entscheidungsebene(n), die entsprechenden Signaturqualität(en) und die Qualität der Empfänger:innen (intern/extern) festlegen.

Danach ziehen Sie den Platzhalter auf das PDF-Dokument und schließlich kann eben jenes versendet werden.

Dass ein Auftrag ordnungsgemäß signiert wurde und über Anhänge verfügt, können Sie im PDF prüfen (siehe Abbildung 1).

2. FAQs zum Thema PDFs mit Anhängen Signieren

In diesem Kapitel handeln wir wichtige Fragen zum Thema ab.

2.1. Werden auch die Anhänge signiert?

Nein, es wird lediglich das Hauptdokument unterschrieben, die Anhänge aber nicht. Sie sind jedoch ein Teil des Hauptdokuments und werden daher quasi mit signiert (siehe nächste Frage)

2.2. Welche Auswirkungen hat ein Ändern der Anhänge nach Signatur in MOXIS?

Hauptdokument und Anhänge gehören zusammen. Damit wird sichergestellt, dass nur Anhänge, die an einem signierten Hauptdokument hängen, unverändert und damit gültig sind. Sie können zwar einzeln geöffnet und bearbeitet werden. Da sie jedoch am Hauptdokument “hängen”, bedeutet jegliches Ändern der Anhänge ein Ändern des Hauptdokuments. Somit wird die Signatur ungültig.

2.3. Welche Dateitypen können als Anhang hochgeladen werden?  

Abhängig von der Konfiguration des Prozesses und der Instanz können x-beliebige Dateien unterschiedlicher Dateitypen als Anhang hochgeladen werden.

2.4. Was passiert, wenn ich ein bereits unterschriebenes PDF in einen PDF-Container hochlade?

Mit jedem Signaturvorgang wird ein neuer PDF-Container erstellt, in dem die hochgeladenen Anhänge in das Hauptdokument gehängt werden. Folglich bedeutet dies: Wird ein bereits zuvor unterschriebenes PDF hochgeladen, so wird die Vorsignatur ungültig, da ein neuer PDF-Container erzeugt und damit das Dokument verändert und die Signatur gebrochen wird.

2.5. Ist es denkbar ein bereits erstelltes PDF mit Anhang hochzuladen?

Wird ein bereits erstelltes PDF mit einem Anhang hochgeladen, kann dieses in dem Prozess nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Vorhandene Anhänge werden gelöscht und es wird ein neuer PDF-Container erstellt.

2.6. Welche MOXIS Porzesse verwende ich, wenn ich einen PDF-Container signieren will?

Möchten Sie einen von Ihnen erstellten PDF-Container signieren, verwenden Sie bitte die Standard-Prozesse von MOXIS.