[v4.53] Aufträge anlegen

Inhalt

Dieser Artikel zeigt, wie man in MOXIS ab Version 4.53 Aufträge anlegt. Zudem erfahren Sie mehr über das Verhalten von Anhängen.

1. Schritt-für Schritt Anleitung zum Anlegen eines Auftrags

Diese Anleitung bietet Ihnen eine rasche Übersicht über das grundsätzliche Anlegen eines Auftrags in MOXIS. Weitere Informationen zur Anlage eines Auftrags finden Sie hier.

1.1 Schritt 1: Auftrag anlegen 

Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie in der Auftragsübersicht bitte auf [+Auftrag anlegen] (siehe Abbildung 1 [1]). 

XiTipp 
Während Sie in MOXIS Business oder MOXIS Now lediglich zwischen standardisierten Möglichkeiten wählen können, können Sie in MOXIS Enterprise den Signaturprozess individualisieren. Das spart Zeit und Ressourcen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie gerne Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in. 

1.2 Schritt 2: Prozess auswählen

In dem nun geöffneten Drop-Down Menü wählen Sie bitte den Prozess, mit dem Sie die Signatur durchführen wollen und klicken darauf (siehe Abbildung 2 [1]). Weitere Informationen zum Anlegen von Aufträgen finden Sie hier.

1.3 Schritt 3: Dokument zum Unterschreiben hochladen

Wählen Sie nun bitte ein Dokument, das Sie unterzeichnen oder signieren lassen wollen und laden Sie es hoch, indem Sie auf durchsuchen klicken (siehe Abbildung 3 [1]) oder das Dokument via drag-and-drop einfach in das graue Feld ziehen. 

XiTipp
Bitte beachten Sie: Die Dateien unterliegen bestimmten Beschränkungen, die von Ihrem Administrator oder Ihrer Administratorin festgelegt werden und im grauen Feld ersichtlich sind (siehe Abbildung 3 [2]). Sollten Sie hier Änderungen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Adminstrator:in. 

1.4 Schritt 4: Weitere Signaturparameter festlegen

Sobald Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie zusätzliche Felder ausfüllen (siehe Abbildung 5). Sie können die Signaturqualitäten sowie den oder die Empfänger:innen bestimmen. Dies kann später geändert werden.

Folgende Auftragsdaten können/müssen* eingegeben werden:

1. Hauptdokument*:
   Das PDF-Dokument, das unterschrieben oder freigegeben werden soll.

2. Anhänge:
   Optional können bis zu zehn Anhänge hochgeladen werden (siehe Abbildung 4). Anhänge dienen zur Information für Auftragsempfänger:innen und werden im Falle einer Standardkonfiguration nicht mitunterschrieben. Wenn beim Unterschriftenprozess die „PDF-Container-Option“ konfiguriert ist, wird das „Gesamtpaket“ (bestehend aus Hauptdokument und Anhänge unterschrieben). Die Anhänge sind in diesem Fall Teil des Hauptdokuments. Je nach Konfiguration können Anhänge auf bestimmte Dateitypen eingeschränkt werden.

XiTipp
Seit MOXIS 4.53 ist es für externe Signierende in MOXIS Guest möglich, Anhänge zusätzlich nach dem bzw. während des Signierprozesses hoch zu laden. Weitere Informationen zu dem Feature finden Sie hier. Bitte beachten Sie: Das Hochladen von Anhängen durch die Unterzeichner:in ist derzeit (Stand 04/25) auf externe Signierende in MOXIS Guest beschränkt.

3. Vorlage (Template) auswählen:
   Sofern eine Vorlage definiert wurde, kann eine solche hier ausgewählt werden. 

4. Empfänger*: *
   Hier sind die Empfänger:innen des Auftrages anzuführen. Die Suche kann je nach Konfiguration über Vor- und Nachnamen oder E-Mail-Adresse erfolgen. Es können sowohl registrierte MOXIS-Benutzer:innen als auch externe Unterschreiber:innen (optional) eingeladen werden. Mit einem Klick auf den [AN]-Button öffnen Sie das Adressbuch und können auch direkt daraus Empfänger:innen hinzufügen.

5. Anmerkung:
   In den Anmerkungen können Sie Kommentare und Informationen für die Signierenden in den einzelnen Entscheidungsebenen hinterlassen.

XiTipp
Bitte beachten Sie: Seit MOXIS 4.53 ist dies auch in MOXIS Guest für externe Signierende möglich.

6. Auftragsbeschreibung:
   Optional kann eine Beschreibung des Auftrages angeführt werden.

7. Kategorie:
   Der Auftrag kann optional einer Kategorie zugeordnet werden.

8. Ablaufdatum*: 
   Das Ablaufdatum setzt fest, wie lange alle am Auftrag beteiligten unterschreibenden und freigebenden Personen Zeit haben, diesen abzuschließen.

9. Empfänger des unterschriebenen Dokuments
   Geben Sie hier weitere Empfänger:innen des Dokuments ein, die den Auftrag nach Signatur erhalten.

XiTipp 
Sollten sie während der Erstellung eines Auftrags die Auftragsmaske verlassen und auf eine andere Seite (Home, Aufträge oä) wechseln, erscheint ein Pop-up Fenster (siehe Abbildung 6). Es informiert Sie darüber, dass Ihre Änderungen nicht gespeichert worden sind. Klicken Sie auf den [Auf Seite bleiben]-Button, um den Auftrag weiterzubearbeiten. Mit einem Klick auf den [Entwurf speichern]-Button speichern Sie einen Entwurf ab und werden danach direkt zur Übersichtsseite weitergeleitet. Sollten Sie den Entwurf verwerfen wollen, klicken Sie bitte auf den [Seite verlassen]-Button.

1.5 Schritt 5: Auftrag abschließen

Schließen Sie den Auftrag ab, indem Sie auf den [Auftrag senden]-Button klicken (siehe Abbildung 5) Sie können den Auftrag jedoch genauso gut als Entwurf oder als Vorlage abspeichern, indem Sie auf den korrespondierenden [Entwurf speichern]- oder [Vorlage speichern]-Button klicken. 

2. Verhalten von Anhängen in MOXIS

2.1. Fotos 

Wenn Sie ein Foto als Anhang hinzufügen, wird Ihnen eine Vorschau angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie den Tab mit dem entsprechenden Dateinamen. Scroll-Balken erleichtern Ihnen die Überprüfung großer Dateien (siehe Abbildung 7).  

2.2. Dateitypen

Bitte beachten Sie, dass gewisse Dateitypen (z. B. txt) nicht in der Vorschau angezeigt werden. Wenn das Hochladen solcher Dateien erfolgreich war, wird dies entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 8).

2.3. Fehlermeldungen bei unerlaubten Dateiformaten

Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Format nicht erlaubt ist oder welche die zugelassene Dateigröße überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung (siehe Abbildung 9 und 10).

XiTipp 

Die zugelassenen Formate und Dateigrößen werden in der Auftragsmaske angezeigt (siehe Abbildung 4). Sie sind abhängig von der Konfiguration Ihrer MOXIS Instanz. Das heißt, Sie können durch Ihre:n Administrator:in angepasst werden.