Erstellen von Vorlagen

Inhalt

Wenn Sie viele ähnliche Aufträge zur Signatur freigeben müssen, dann bietet es sich an, mit Vorlagen zu arbeiten. Das spart Ihnen Zeit bei der Auftragsanlage. Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine Vorlage erstellen.

1. Allgemeines

Vorlagen werden nur in dem Prozess angezeigt, in dem sie erstellt wurden und können nun zum Anlegen weiterer Aufträge verwendet werden. In einer Vorlage werden folgende Daten gespeichert:

• Entscheidungsebenen (inklusive Signaturqualität und Empfänger:innen)

• Unterschriftenposition (Position und Größe des Platzhalters)

• Auftragsbeschreibung

• Kategorie

• Ablaufdatum

Bitte beachten Sie: Die Vorlage ist auf beliebige Dokumente anwendbar. Daher muss vor dem Anwenden der Vorlage das gewünschte Dokument hochgeladen werden. Denn das Dokument selbst wird beim Erstellen einer Vorlage nicht gespeichert.

Um Vorlagen zu verwalten, öffnen Sie bitte die Benutzereinstellungen in MOXIS und klicken dann auf den Menüpunkt Vorlagen verwalten (siehe Abbildung 1 [1]). Alternativ können Sie mit einem Klick die Benutzereinstellungen öffnen (siehe Abbildung 2 [1]) und dort auf Vorlagen verwalten klicken (siehe Abbildung 2 [2]).

Um Vorlagen zu erstellen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können sie während der Auftragsanlage erstellen oder eine Vorlage aus einem bereits bestehenden Auftrag generieren. 

2. Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen einer Vorlage

2.1 Schritt 1: Anlegen eines Auftrags und einer Vorlage

Um eine Vorlage beim Anlegen des Auftrages zu erstellen, starten Sie mit dem Anlegen eines Auftrages wie hier beschrieben. Befüllen Sie zum Zweck der Anlage der Vorlage lediglich die Felder, welche Sie für die Vorlage benötigen (siehe Abbildung 3 [1]). Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Sodann klicken Sie auf den [Vorlage speichern]-Button (siehe Abbildung 3 [2]). 

2.2 Schritt 2: Speichern einer Vorlage

Im folgenden Dialogfeld geben Sie der Vorlage bitte einen Namen und klicken dann auf den [Vorlage speichern]-Button (siehe Abbildung 4). 

2.3 Schritt 3: Speichern einer Vorlage

Die Vorlage ist nun in der Vorlagenverwaltung in den Einstellungen abgespeichert und kann jederzeit wie in Abbildung 1 und 2 ersichtlich abgerufen oder mit einem Klick auf die Bearbeitungsicons angepasst werden (siehe Abbildung 5). 

Hier können Sie zudem Details einsehen, indem Sie auf das Dreieck (wahlweise auch ein i) in der Spalte “Details” klicken (siehe Abbildung 5 [1]). Oder Sie können eine beliebige Vorlage bearbeiten, indem Sie die Icons in der Spalte “Aktionen” nutzen (siehe Abbildung 5 [2]). Dazu reicht ein Klick auf das jeweilige Icon.

Von links nach rechts haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

Vorlage anwenden

Vorlage bearbeiten

Vorlage teilen

Vorlage löschen

2. Vorlagen aus einem bestehenden Auftrag erstellen

Um einen bestehenden Auftrag in eine Vorlage zu verwandeln, öffnen Sie einfach die Detailansicht des Auftrags und klicken Sie dort auf die drei Punkte in der rechten oberen Ecke (siehe Abbildung 6 [1]). Ein Drop-Down Menü öffnet sich. Wählen Sie hier Vorlage erstellen (siehe Abbildung 6 [2]). Dies kreiert eine Vorlage aus einem bereits versendeten Auftrag.