OPTIONAL: Anlage und Verwaltung von Aufträgen für externe Signierende

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Neben unternehmensinternen Personen bietet MOXIS auch Unternehmensexternen die Möglichkeit, Aufträge zu signieren. So erhalten Personen, die keine eigene Auftragsmappe in MOXIS haben, die Möglichkeit, ein zu unterschreibendes Dokument zu prüfen und digital zu unterschreiben. Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Thema der Anlage und Verwaltung von Aufträgen für externe Unterschreiber:innen. 

1. Anlage von externen Aufträgen 

Um einen externen Auftrag anzulegen, starten Sie die Auftragsanlage wie gewohnt (siehe auch hier beschrieben). Sobald Sie in der Entscheidungsebene als ersten Kontakt einen externen wählen, wird diese vom System als extern definiert. Name und E-Mailadresse sowie die Telefonnummer der Kontakte können erfasst und gespeichert werden, wenn diese noch nicht im Adressbuch gespeichert sind. Weitere Informationen zur Anlage von externen Kontakten finden Sie hier. 

MOXIS Tipp
Externe Kontakte können zwei Signaturqualitäten nutzen: Einfache/Fortgeschrittene und Qualifizierte Signatur. Die Nutzung der Freigabe ist via Delegation möglich.

Bitte beachten Sie: Sofern der Signaturprozess so konfiguriert wurde, dass der oder die Unterzeichnende sich per SMS-Tan oder Passwort authentifizieren muss, wird aus der einfachen Signatur eine fortgeschrittene. Dies ist auch der Fall, wenn die Aufzeichnung biometrischer Daten im Prozess festgelegt ist.  

MOXIS Tipp
Neu ab MOXIS 4.55: Der SMS-Einladungslink für externe Signierende via MOXIS Guest

Sofern die Funktion im Prozess aktiviert wurde, kann beim Anlegen eines Auftrags für externe Signierende ein SMS-Einladungslink an die hinterlegte Nummer versendet werden. Stellen Sie daher sicher, dass bei externen Kontakten, die den Link per SMS erhalten sollen, eine gültige Mobiltelefonnummer hinterlegt ist. Ob die SMS für einen konkreten Auftrag versendet wird, kann beim Anlegen des Auftrags über eine Checkbox gesteuert werden (Voraussetzung ist, dass dies in der Prozesskonfiguration entsprechend durch Ihre:n Administrator:in aktiviert wurde.).

2. Verwaltung von externen Aufträgen 

Zusätzlich zu den allgemeinen Verwaltungsmöglichkeiten von Aufträgen gibt es für Dokumente, die an externe User:innen verschickt werden, zwei weitere Möglichkeiten der Bearbeitung in der Detailansicht des Auftrags: 

(1) E-Mail an externe:n Empfänger:in (siehe Abbildung 2 [1])

(2) QR-Code aufrufen (siehe Abbildung 2 [2]):
Der QR-Code kann mit einem Mobiltelefon gescannt werden. Danach erfolgt die Weiterleitung auf die Signaturseite vom Handy aus. 

(3) Signaturlink  aufrufen (siehe Abbildung 2 [3]):
Der Link dient z.B. zum Versand per e-Mail. Es erfolgt die direkte Weiterleitung auf die Signaturseite.