[v4.53] Der Signaturprozess in MOXIS 4.53

Inhalt

Der Signaturprozess in MOXIS kann in verschiedenen Varianten durchgeführt werden. Dieser Artikel liefert Ihnen einen Überblick über die Basics des Standard-Unterschriftenprozesses. An signaturtechnisch wichtigen Stellen führen Sie Verlinkungen bei Bedarf weiter in das Thema ein. Das Beispiel in diesem Artikel geht davon aus, dass MOXIS von einem oder einer User:in zum allerersten Mal geöffnet wird.

1. Schritt-für-Schritt Anleitung: Signaturauftrag in MOXIS 4.53 erstellen

1.1 Schritt 0 (optional): Vervollständigen des Profils

Wenn Sie MOXIS zum ersten Mal starten, dann erhalten Sie einen Hinweis, dass Sie Ihr Profil vervollständigen müssen (siehe Abbildung 1). Dies stellt sicher, dass Sie MOXIS im vollen Umfang nutzen können. 

XiTipp 
Diesen Hinweis erhalten Sie nur dann, wenn Ihnen das entsprechende Recht durch eine:n Administrator:in zugesprochen wurde (Qualifizierte:r Unterschreiber:in). 

Klicken Sie bitte auf den [Jetzt vervollständigen]-Button, wenn Sie Ihre Daten sofort vervollständigen wollen. Sollten Sie das später erledigen wollen, so klicken Sie bitte auf den [Später vervollständigen]-Button. Bitte beachten Sie: Dieser Hinweis wird Ihnen so lange beim Einstieg angezeigt, bis Sie die Daten bzw. Ihren Unterschriftentyp vervollständigt haben. 

1.2. Schritt 1: Auftrag anlegen 

Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie in der Auftragsübersicht bitte auf [+Auftrag anlegen] (siehe Abbildung 2 [1]). 

XiTipp 
Während Sie in MOXIS Business oder MOXIS Now lediglich zwischen standardisierten Möglichkeiten wählen können, können Sie in MOXIS Enterprise den Signaturprozess individualisieren. Das spart Zeit und Ressourcen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie gerne Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in. 

1.3 Schritt 2: Prozess auswählen

In dem nun geöffneten Drop-Down Menü wählen Sie bitte den Prozess, mit dem Sie die Signatur durchführen wollen und klicken darauf (siehe Abbildung 3 [1]). Weitere Informationen zum Anlegen von Aufträgen finden Sie hier.

1.4 Schritt 3: Dokument zum Unterschreiben hochladen

Wählen Sie nun bitte ein Dokument, das Sie unterzeichnen oder signieren lassen wollen und laden Sie es hoch, indem Sie auf durchsuchen klicken (siehe Abbildung 4 [1]) oder das Dokument via drag-and-drop einfach in das graue Feld ziehen. 

XiTipp
Bitte beachten Sie: Die Dateien unterliegen bestimmten Beschränkungen, die von Ihrem Administrator oder Ihrer Administratorin festgelegt werden und im grauen Feld ersichtlich sind (siehe Abbildung 4 [2]). Sollten Sie hier Änderungen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Adminstrator:in. 

1.5 Schritt 4: Entscheidungsebene, Signaturqualität und Signierende:n festlegen

Nun legen Sie bitte eine Entscheidungsebene mit einem Klick auf den [+Entscheidungsebene anlegen]-Button fest (siehe Abbildung 4 [4] und 5 [1]), setzen die Signaturqualität (siehe Abbildung 5 [2]) und fügen eine Unterzeichner:in mit einem Klick auf den [AN]-Button hinzu (siehe Abbildung 5 [3]).  

XiTipp
Mit einem Klick auf den [Mich hinzufügen]-Button (siehe Abbildung 4 [3]) können Sie sich selbst als Signierende:n hinzufügen.

XiTipp
Bitte beachten Sie: In MOXIS unterscheiden wir zwischen externen und internen Empfänger:innen. Es ist nicht möglich, diese beiden Typen von Empfänger:innen eines Auftrags in einer Entscheidungsebene zu mischen. Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit, weitere Entscheidungsebenen anzulegen (siehe Abbildung 5 [4]).

1.6 Schritt 5: Signaturplatzhalter zuweisen

Nachdem die Parameter für die Unterschrift festgelegt wurden, können Sie einen Signatur-Platzhalter platzieren. Ziehen Sie ihn dazu vom Platzhalter-Feld (siehe Abbildung 6 [1]) per drag-and-drop auf das Dokument und an die gewünschte Position (siehe Abbildung 6 [2]), an welcher der oder die Empfänger:in später signieren soll.

XiTipp
Abgesehen von Platzhaltern für die Signatur haben Sie auch die Möglichkeit, den Funktionsumfang des Dokuments um sogenannte Formularfelder zu erweitern (siehe Abbildung 7 [1]). Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.

1.7 Schritt 6: Versenden des Auftrags

Das Dokument ist nun zum Versenden bereit. Um den letzten Schritt einzuleiten, klicken Sie bitte auf den [Auftrag senden]-Button (siehe Abbildung 7) in der linken unteren Ecke. 

XiTipp
Bitte beachten Sie: Solange der Auftrag unvollständig befüllt ist, ist der [Auftrag senden]-Button grau hinterlegt. Ist der Auftrag hingegen zum Versand bereit und zur genüge mit Informationen versorgt, wechselt seine Farbe zu einem satten grün.

1.8 Schritt 7: Der Signaturvorgang

Sofern Sie sich selbst als Signierende:n gewählt haben, öffnet sich jetzt ein Pop-up (siehe Abbildung 8). Hier können Sie den Auftrag unterzeichnen (siehe Abbildung 8 [1]) oder Optionale Attribute eintragen (siehe Abbildung 8 [2]).

XiTipp
Die Möglichkeit, optionale Attribute zu definieren, ist konfigurationsabhängig. Der weitere Signierprozess ist ebenso davon abhängig, welchen Prozess, Signaturqualitäten, Entscheidungsebenen und Art und Anzahl der Emfänger:innen Sie gewählt haben. Bitte beachten Sie: Je nach Wahl kann es sein, dass das Pop-up, welches in Abbildung 8 dargestellt wird, nicht in dieser Form angezeigt wird.

Weitere Informationen zu diesem Prozess und zu Optionalen Attributen finden Sie hier.

Alternativ können Sie den Auftrag auch über die Detailansicht oder die Auftragsübersicht einzeln oder (sofern mehrere vorliegen) als Sammelauftrag zur Signatur freigeben.

Wir gratulieren! Sie haben Ihren ersten Signaturauftrag erstellt und versendet!  

2. Der Signaturvorgang in MOXIS

Sobald Aufträge zur Signatur freigegeben sind, können Sie diese unterfertigen. Dies kann mit einem Einzelauftrag oder im Stapel erfolgen. Dabei sind die ersten Schritte unabhängig davon, welches Trust-Center (A-Trust, D-Trust oder Swisscom) Sie im Hintergrund verwenden.

Dies gilt auch für den Fall, dass Sie ein Mobiltelefon nutzen. Dennoch gibt es zwischen dem regulären Signaturprozess und dem Signaturprozess via Mobiltelefon einen gravierenden Unterschied. Dieser betrifft jedoch rein den Abschluss des mobilen Signaturprozesses. 

Weitere Informationen zum allgemeinen Signaturvorgang finden Sie hier. Die Folgeartikel A-Trust Signaturvorgang, D-Trust Signaturvorgang und Swisscom-Signaturvorgang informieren Sie über die weiteren, vom jeweiligen Trust-Center abhängigen Vorgänge. 

XiTipp  
Bei weiteren Fragen steht Ihnen die Artikel in der XiTrust Dokumentation, unser Support-Team oder Ihr:e XiTrust Ansprechpartner:in gerne jederzeit zur Verfügung.