Wie und wozu verwende ich Platzhalter in MOXIS?

Inhalt

In diesen FAQ-Artikel wird die Erstellung und Verwendung von Platzhaltern in MOXIS sowohl funktional als auch mit konkreten Anwendungsbeispielen erläutert.

1. Was ist ein Platzhalter und wie verwende ich ihn?

Ein Platzhalter ist ein in MOXIS erstelltes grafisches Element. Es dient dazu, die Position der Signaturvisualisierung in einem Dokument festzulegen (siehe Abbildung 1). 

1.1 Wie positioniere ich einen Platzhalter?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, einen Platzhalter zu positionieren:

• vor dem Upload in MOXIS (siehe Abbildung 2)

• in der Auftragsanlegemaske direkt in MOXIS 

MOXIS erkennt bei Upload von Dokumenten etwaige vorab angebrachten Platzhalter, befüllt die Entscheidungsebenen anhand der ausgelesenen Informationen und wählt die definierten Signaturqualitäten aus. Sodann werden Platzhalter im Unterschriftenvorgang durch die jeweilige in MOXIS konfigurierte Signaturvisualisierung der unterzeichnenden Personen ersetzt.

1.2 Wie generiere und verwende ich einen Platzhalter?

Je nach Konfiguration und/oder Rechtevergabe kann ein Platzhalter durch einen User (siehe Abbildung 4) oder Administrator (siehe Abbildung 3) generiert und vorab auf Dokumenten angebracht werden. Dies ist entweder im Administrationsbereich oder in den persönlichen Einstellungen des Users unter dem Menüpunkt “Platzhalter generieren” möglich. 

Abbildung 4: Platzhalter generieren (Benutzer)

Das Ergebnis ist ein grafisches Element, welches wie jedes andere Bild beispielsweise in ein Word-Dokument eingefügt und an die gewünschte Stelle gezogen werden kann.

XiTipp
Ein Platzhalter ist mit der MOXIS Instanz, in der er generiert wurde, untrennbar verknüpft. So kann beispielsweise ein Platzhalter, der in musterfirma01.moxis.cloud erstellt wurde, nicht für ein Dokument, welches in musterfirma02.moxis.cloud hochgeladen werden soll, verwendet werden.
Dieser Hinweis ist für MOXIS sowohl in der Business- als auch in der Enterprise-Variante relevant.

Im QR-Code eines Platzhalters sind folgende Informationen enthalten: 

• wer dazu berechtigt ist, 

• in welchem Prozess 

• in welcher Qualität eine

  • qualifizierte oder 

  • einfache Signatur

  • intern oder

  • extern

• in welcher Entscheidungsebene zu signieren.

Dies ist auch optisch in der grafischen Darstellung des Platzhalters ersichtlich, siehe Abbildung 5.

In unserem Beispiel handelt es sich um einen persönlichen Platzhalter des Users "Fiona Finance".
Der Buchstabe “U” steht für eine interne qualifizierte Signatur, die Ziffer “1” gibt die Entscheidungsebene an. 

Hier ein kurzer Überblick über alle Varianten von Signaturen:

• "U" = Interne Unterschrift (qualifizierte Signatur)

• "F" = Interne Freigabe (einfache Signatur)

• "EU" = Externe Unterschrift (qualifizierte Signatur)

• "EF" = Externe Freigabe (je nach Prozesskonfiguration einfache oder fortgeschrittene Signatur) 

MOXIS liest die Informationen beim Upload des Dokuments aus dem QR-Code aus, befüllt die Entscheidungsebenen entsprechend und wählt die definierten Signaturqualitäten aus.

XiTipp
Wenn ein Dokument mit bereits angebrachten Platzhaltern hochgeladen wird, kann der dadurch definierte Signaturprozess in der Auftragsanlegemaske nicht mehr angepasst werden.
Je nach Use Case kann es daher sinnvoller sein, stattdessen mit Vorlagen in MOXIS zu arbeiten.

1.3 Welche Arten von Platzhalter gibt es?

MOXIS unterscheidet zwischen zwei Gruppen von Platzhaltern, wobei die zweite Kategorie nochmals verfeinert werden kann:  

• Persönlicher Platzhalter

• Gruppenplatzhalter

  • Einzelplatzhalter

  • Mehrfachplatzhalter  

1.3.1 Definition der einzelnen Platzhalter  

• Persönlicher Platzhalter
  Ein persönlicher Platzhalter ist fest einem/einer MOXIS Benutzer:in zugeordnet.
  

• Gruppenplatzhalter
  Ein Gruppenplatzhalter ist ein Platzhalter, der festlegt, dass nur Benutzer:innen signieren dürfen, die einer bestimmten Gruppe bzw. Rolle zugeordnet sind. Diese Gruppen werden beispielsweise bei einer Anbindung an einen Identityprovider (Entra, AD, Okta, etc.) oder direkt in MOXIS von dem oder der Administrator:in angelegt.

Gruppenplatzhalter unterteilt man wiederum in zwei verschiedene Kategorien:

• Einzelplatzhalter
  Hier kann pro Platzhalter nur eine Person aus einer Gruppe ausgewählt und eingeladen werden.
  

• Mehrfachplatzhalter
  Hier kann pro Platzhalter eine oder mehrere Personeneingeladen werden. Alle eingeladenen Personen bekommen eine E-Mail mit der Aufforderung zur Unterschrift zugesandt. Allerdings kann nur eine Person aus der Gruppe der eingeladenen Personen pro Platzhalter unterschreiben. Hierbei gilt das First-Come-First-Serve-Prinzip. MOXIS erkennt anhand der Menge der angebrachten Platzhalter wie viele Personen aus dieser Gruppe unterschreiben sollen.

2. FAQ - Frequently Asked Questions

In dieser Sektion erhalten Sie Antworten auf gängige Fragen. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren individuellen Anwendungsfällen auch persönlich! Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre/n jeweilige/n XiTrust Ansprechpartner:in.

2.1 FAQ 1: Ist es möglich, mehr als einen Platzhalter vorab im Dokument anzubringen?

Die kurze Antwort lautet: Ja, es ist möglich, beliebig viele Platzhalter in einem Dokument anzubringen. 

Bitte beachten Sie jedoch:

• Mehrere Personen können, analog zur Funktionalität in MOXIS, parallel in derselben Entscheidungsebene unterzeichnen.

• Dafür müssen durchgängige Iterationen definiert worden sein. 

• Das bedeutet, ein Platzhalter für eine Signatur in der zweiten Entscheidungsebene kann von MOXIS nur wirksam verarbeitet werden, wenn auch mindestens ein Platzhalter für eine Signatur in der 1. Entscheidungsebene vorhanden ist und angebracht wurde.

• Es ist nicht möglich, innerhalb einer Entscheidungsebene verschiedene Signaturqualitäten und/oder interne/externe Unterzeichner:innen zu mischen. Genauso wenig kann in derselben Entscheidungsebene sowohl eine Gruppe als auch eine einzelne Person mittels persönlichem Platzhalter eingeladen werden.

• Wurde ein Einzelplatzhalter generiert und dieser mehrfach angebracht, wirkt sich dies auf die Anzahl der auszuwählenden bzw. einzuladenden Personen aus. Je Platzhalter kann eine Person aus der definierten Gruppe ausgewählt werden.

• Wurde ein Mehrfachplatzhalter generiert und dieser mehrfach angebracht, wird damit jeweils eine notwendige Unterschrift definiert. Es können weiterhin alle bzw. beliebig viele (mindestens die Anzahl an notwendigen Unterschriften) Personen aus der Gruppe zur Unterschrift eingeladen werden.

• Es können mehrere identische persönliche Platzhalter angebracht werden. Damit wird die Signaturvisualisierung eines Unterzeichners an beliebig vielen Stellen im Dokument angebracht. Dies kann für verschiedene Anwendungsfälle gewünscht sein, ist für die Rechtsgültigkeit der Unterschrift jedoch nicht erforderlich. Denn: eine elektronische Signatur gilt immer für das gesamte Dokument.

HINWEIS ZUR NUTZUNG VON QES

Werden mehrere identische persönliche Platzhalter für eine qualifizierte Signatur angebracht, wird dennoch nur eine qualifizierte elektronische Signatur im Unterschriftenvorgang ausgelöst. Die weiteren Visualisierungen werden als einfache Signaturen mittels qualifiziertem (Firmen)Siegel angebracht. Dies bedeutet, dass ein Siegel im jeweiligen MOXIS Prozess hinterlegt sein muss, damit die Signaturvisualisierungen entsprechend angebracht werden können. Weiters muss im MOXIS Prozess die Option "Mehrfachvisualisierung erlauben" aktiviert sein, um diese Darstellung zu ermöglichen.

2.2 FAQ 2: Wann verwende ich eine Vorlage statt eines Platzhalters?

In MOXIS gibt es die Möglichkeit je Prozess beliebig viele Vorlagen zu erstellen und diese (sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist) mit allen Nutzer:innen des Systems zu teilen. 

Eine Vorlage speichert alle in der Auftragsanlage angegebenen Informationen wie beispielsweise: 

• die Entscheidungsebenen, 

• eine Auftragsbeschreibung, 

• und die Positionierung der jeweiligen Platzhalter.

• Dies bedeutet, dass bei der Nutzung einer Vorlage der/die Platzhalter an genau derselben Stelle angebracht werden wie vorab definiert. 

• Beispiel: Wenn die Vorlage auf Basis eines zweiseitigen Dokuments erstellt wurde und bei der Nutzung dieser Vorlage ein vierseitiges Dokument hochgeladen wird, so werden die Platzhalter an der definierten Stelle auf der zweiten Seite angebracht. Dies kann jedoch vor dem Absenden eines Auftrags von dem/der Auftraggeber:in noch angepasst werden. 

2.3 FAQ 3: Wann verwende ich einen Platzhalter statt einer Vorlage?

Wird ein Dokument in einem Vorsystem (wie etwa Word) vorbereitet, können Platzhalter genutzt werden um wiederkehrende Prozesse mittels Platzhaltern zu definieren. Dies spart Zeit bei der Auftragsanlage in MOXIS. Hierbei handelt es sich immer um bereits vorab bekannte Unterschreiber(gruppen) in bereits vorab definierten Entscheidungsebenen. 

Der Dokumenteninhalt und die Seitenanzahl des Dokuments kann, dadurch dass die Platzhalter in einem Vorsystem angebracht werden, beliebig variieren. Wenn ein Dokument mit bereits angebrachten Platzhaltern hochgeladen wird, kann der dadurch definierte Signaturprozess in der Auftragsanlegemaske nicht mehr angepasst werden. Je nach Use Case kann es daher sinnvoller sein, stattdessen mit Vorlagen in MOXIS zu arbeiten.

3. Use Cases

In diesem Kapitel bieten wir Ihnen Einblick in diverse Anwendungsfälle rund ums Thema "Platzhalter und Vorlagen". Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren individuellen Anwendungsfällen auch persönlich! Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre/n jeweilige/n XiTrust Ansprechpartner:in.

3.1 Use Case 1: Dokument paraphieren 

Anforderung:

Auf jeder Seite eines immer wieder zu zeichnenden Dokuments soll eine Signaturvisualisierung der unterzeichnenden Person(en) sichtbar sein. 

Lösung:

• Persönlichen Platzhalter generieren 

• Platzhalter im Vorsystem in der Dokumentenfußzeile einbetten (bzw. das Bild auf jeder Seite an der gewünschten Stelle anbringen - siehe Abbildung 6)

• Dokument in MOXIS hochladen und mittels Mehrfachvisualisierung (siehe Abbildung 7) signieren (bitte Hinweis bezüglich Nutzung mit QES hier beachten)

3.2 Use Case 2: Dokument paraphieren 

Anforderung:

Alle vier Vorstandsmitglieder der Mustermann GmbH sollen nach der Vorstandssitzung das angefertigte Protokoll gleichzeitig signieren. Im Vorsystem wurden bereits unterstrichene Bereiche im Dokument erstellt und darunter der zugehörige Vorstandsname angebracht.

Lösung: 

• Einzelplatzhalter (Gruppe: Vorstand) generieren

• Einzelplatzhalter im Vorsystem 4x bzw. jeweils bei den bereits erstellten unterstrichenen Bereichen platzieren (siehe Abbildung 8)

• Nach dem Upload des Dokuments in MOXIS kann jedem Platzhalter eine Person aus der Gruppe "Vorstand" zugeordnet werden (siehe Abbildung 9), die an diesem Platz signieren soll. 

• Bei der Zuordnung gilt die Reihenfolge: Von oben nach unten. Von links nach rechts. 

3.3 Use Case 3: Mehrheitsbeschluss

Anforderung: Die Mustermann GmbH hat fünf Geschäftsführer, für einen Beschluss müssen mindestens drei dieser Geschäftsführer mit einer Unterschrift zustimmen.

Lösung: 

• Mehrfachplatzhalter (Gruppe: Geschäftsführer) generieren

• Mehrfachplatzhalter im Vorsystem 3x im Dokument anbringen (siehe Abbildung 10)

• Nach dem Upload des Dokuments in MOXIS und der Erstellung des Auftrags werden alle fünf Geschäftsführer zur Unterschrift eingeladen (siehe Abbildung 11)

• Nun gilt: First come, first serve. Nachdem drei Geschäftsführer das Dokument signiert haben, ist der Dokumentenlauf abgeschlossen.

3.4 Use Case 4: Angebotsvorlage 

Anforderung: Der Vertrieb der Mustermann GmbH sendet Angebote an Kunden zur Unterschrift, welche vorab intern durch Armin Abteilungsleiter ohne Signatur freigegeben werden sollen. Die Dokumente sind immer gleich aufgebaut - der Kunde signiert auf der dritten und letzten Seite.

Lösung: 

• Anlegen eines Signaturauftrags in MOXIS 

• Definition der wiederkehrenden Metriken (Entscheidungsebenen, Signaturqualitäten, Positionierung der Platzhalter, siehe Abbildung 12)

• Speichern der Vorlage (siehe Abbildung 13) 

• Teilen der Vorlage mit anderen Benutzer:innen (siehe Abbildung 14)

• Ab nun kann bei der Erstellung eines Auftrags in MOXIS die Vorlage ausgewählt und genutzt werden (siehe Abbildung 15)

3.5 Use Case 5: Aussendung an alle Mitarbeiter:innen

Anforderung: Die Mustermann GmbH möchte an alle Mitarbeiter:innen ein Dokument aussenden (z. B. IT Security Richtlinie), welches sowohl ein vorab bestimmter Geschäftsführer als auch jede/r Mitarbeiter:in signieren soll.

• Generierung der Platzhalter und Einwurf des Dokuments über API

• Für die Generierung der Platzhalter wird über die API jeweils der/die Mitarbeiter:in mit übergeben

• Entscheidungsebene 1: Platzhalter von jeweiliger/m Mitarbeiter:in

• Entscheidungsebene 2: Persönlicher Platzhalter des Geschäftsführers