[v4.50] Aufträge anlegen

Inhalt

1. Schritt-für Schritt Anleitung zum Anlegen eines Auftrags

Schritt 1: Um in MOXIS einen Auftrag anzulegen, klicken Sie in der MOXIS Kopfleiste auf den [+ Auftrag anlegen]-Button (siehe Abbildung 1 und 2). Beim Anlegen eines Auftrags stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Eine Erläuterung dazu finden Sie in diesem Artikel.

XiTipp 
In MOXIS Business gibt es standardmäßig 3 Auswahlmöglichkeiten für Aufträge. Sollten Sie einen individuellen Auftragsprozess bevorzugen, empfiehlt sich eine MOXIS Enterprise Lösung. Bei Fragen zu unseren Produkten wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in. 

Schritt 2: Laden Sie ein Dokument hoch. In dem Formular auf der linken Seite können Sie Entscheidungsebenen anlegen (siehe Abbildung 3) und die benötigten Daten für den Auftrag ausfüllen. 

Schritt 3: Sobald Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie und zusätzliche Felder ausfüllen (siehe Abbildung 3). Sie können dabei weiterhin jederzeit die Signaturqualitäten sowie den oder die Empfänger:innen ändern.

Folgende Auftragsdaten können/müssen* eingegeben werden:

1. Hauptdokument*: Das PDF-Dokument, das unterschrieben oder freigegeben werden soll.

2. Anhänge: Optional können standardmäßig bis zu zehn Anhänge hochgeladen werden (siehe Abbildung 4). Anhänge dienen zur Information für Auftragsempfänger:innen und werden im Falle einer Standardkonfiguration nicht mitunterschrieben. Wenn beim Unterschriftenprozess die „PDF-Container-Option“ konfiguriert ist, wird das „Gesamtpaket“ bestehend aus Hauptdokument und Anhänge unterschrieben. Die Anhänge sind in diesem Fall Teil des Hauptdokuments. Je nach Konfiguration können Anhänge auf bestimmte Dateitypen eingeschränkt werden.

3. Vorlage (Template): Falls eine Vorlage definiert wurde, kann eine solche hier ausgewählt werden. 

4. Empfänger*: Hier sind die Empfänger:innen des Auftrages anzuführen. Die Suche kann je nach Konfiguration über Vor- und Nachnamen oder E-Mail-Adresse erfolgen. Es können sowohl registrierte MOXIS-Benutzer:innen als auch externe Unterschreiber:innen (optional) eingeladen werden. Mit einem Klick auf den [AN]-Button öffnen Sie das Adressbuch und können auch direkt daraus Empfänger:innen hinzufügen.

5. Auftragsbeschreibung: Optional kann eine Beschreibung des Auftrages angeführt werden.

6. Kategorie: Der Auftrag kann optional einer Kategorie zugeordnet werden.

7. Ablaufdatum*: Das Ablaufdatum setzt fest, wie lange alle am Auftrag beteiligten unterschreibenden und freigebenden Personen Zeit haben, diesen abzuschließen.

XiTipp 
Sollten sie während der Erstellung eines Auftrags die Auftragsmaske verlassen und auf eine andere Seite (Home, Aufträge oä) wechseln, erscheint ein Pop-up Fenster (siehe Abbildung 5). Es informiert Sie darüber, dass Ihre Änderungen nicht gespeichert worden sind. Klicken Sie auf den [Auf Seite bleiben]-Button, um den Auftrag weiterzubearbeiten. Mit einem Klick auf den [Entwurf speichern]-Button speichern Sie einen Entwurf ab und werden danach direkt zur Übersichtsseite weitergeleitet. Sollten Sie den Entwurf verwerfen wollen, klicken Sie bitte auf den [Seite verlassen]-Button.

Schritt 4: Schließen Sie den Auftrag ab, indem Sie auf den [Auftrag senden]-Button klicken. (siehe Abbildung 4) Sie können den Auftrag jedoch genauso gut als Entwurf oder als Vorlage abspeichern, indem Sie auf den korrespondierenden [Entwurf speichern]- oder [Vorlage speichern]-Button klicken. 

2. Verhalten von Anhängen in MOXIS

2.1. Fotos 

Wenn Sie ein Foto als Anhang hinzufügen, wird Ihnen eine Vorschau angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie den Tab mit dem entsprechenden Dateinamen. Scroll-Balken erleichtern Ihnen die Überprüfung großer Dateien (siehe Abbildung 6).  

2.2. Dateitypen

Bitte beachten Sie, dass gewisse Dateitypen (z. B. txt) nicht in der Vorschau angezeigt werden. Wenn das Hochladen solcher Dateien erfolgreich war, wird dies entsprechend angezeigt (siehe Abbildung 7).

2.3. Fehlermeldungen bei unerlaubten Dateiformaten

Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Format nicht erlaubt ist oder welche die zugelassene Dateigröße überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung (siehe Abbildung 8 und 9).

XiTipp 
Die zugelassenen Formate und Dateigrößen werden in der Auftragsmaske angezeigt (siehe Abbildung 4). Sie sind abhängig von der Konfiguration Ihrer MOXIS Instanz. Das heißt, Sie können durch Ihre:n Administrator:in angepasst werden.