SharePoint to MOXIS Handbuch

Aufträge aus MOXIS können nach der Integration von SharePoint direkt aus SharePoint abgewickelt werden. Dieses Handbuch erklärt, welche Vorteile dies bietet und wie Sie am Besten vorgehen.

1. Welche Vorteile bietet die SharePoint Integration?

Die Integration eines Kollaborationstools wie SharePoint ist die logische Erweiterung einer ganzheitlichen Lösung für digitale Signaturprozesse wie MOXIS. Wurde SharePoint erfolgreich an MOXIS angebunden, so bietet es folgende Vorteile:

• Schnellere Durchlaufzeiten

  • Die nahtlose Integration von SharePoint in die MOXIS Signaturmappe führt zu schnelleren Abwicklung von Aufträgen

• Anzeige des Status des Dokuments in SharePoint

  • Dokumente und deren Status werden zwischen SharePoint und MOXIS synchronisiert, was einen schnellen Überblick ermöglicht

• Archivierung von Dokumenten in SharePoint möglich

  • Da MOXIS kein Archivierungstool ist, eignet sich SharePoint, signierte Aufträge und Dokumente mit anderen Status zu verwalten.

2. Voraussetzungen für die Integration von SharePoint to MOXIS

XiTipp
Voraussetzung für die volle Funktionalität von SharePoint to MOXIS ist mindestens eine MOXIS 4.52 Instanz.

Der Rest ist denkbar einfach, denn die Integration übernimmt XiTrust für Sie.

Dennoch gibt es einige Punkte, die Sie vor der Integration bereits klären und unserem Support-Team zur Verfügung stellen können. So helfen Sie, die Zeit vor dem Setup zu verringern.

Dazu gehören:

• Name der SharePoint Domain mit der MOXIS verbunden werden soll.

• Eine Liste der Seiten, auf welchen SharePoint to MOXIS aktiviert werden soll.

• Die Registrierung der App in Microsoft Entra ist bereits erfolgt.

• Weitere Informationen zum MOXIS Webservice Benutzer, die Sie bitte direkt mit Ihrem oder Ihrer XiTrust Ansprechpartner:in klären.

3. Sichere Integration und Erste Schritte

3.1. Die Integration von SharePoint to MOXIS

Die Integration von SharePoint erfolgt über eine App Registrierung in Microsoft Entra. Die darauffolgende Kommunikation findet über die Microsoft Graph API (Schnittstelle) und den MOXIS Webservice statt.

Das Integrieren von SharePoint dauert in etwa 60 Minuten und wird von XiTrust in der Kundeninstanz vorgenommen. Zudem werden die App in Microsoft Entra, der MOIXS Webservice und die SharePoint to MOXIS Berechtigungen konfiguriert. Darüber hinaus werden die zuvor angegebenen SharePoint Sites integriert (siehe Abbildung 1).

3.2. Erste Schritte in SharePoint to MOXIS

Sobald die Integration erfolgt ist, kann SharePoint to MOXIS einfach und intuitiv genutzt werden. In den folgenden Kapitel lernen Sie mehr über die Handhabe von SharePoint to MOXIS.

3.3. Schritt-für-Schritt Anleitung für die Nutzung von SharePoint to MOXIS

3.3.1. Schritt 1: Laden Sie Dokumente zum Signieren hoch

Laden Sie mindestens ein Dokument, das Sie mithilfe von SharePoint to MOXIS signieren möchten, auf SharePoint hoch.

3.3.2. Schritt 2: Erstellen Sie einen Entwurf in SharePoint

Dazu markieren Sie bitte das Dokument, welches Sie zum Signieren freigeben wollen (siehe Abbildung 2 [1]). Sodann machen Sie einen Rechtsklick. In dem so geöffneten Fenster klicken Sie bitte auf Erstelle MOXIS Entwurf (siehe Abbildung 2 [2]).

3.3.3. Schritt 3: Entwurf in MOXIS fertigstellen

Editieren Sie den auf diese Weise kreierten Entwurf wie gewohnt in MOXIS und versenden Sie den Auftrag.

Entwürfe und versendete Aufträge werden in SharePoint in der Spalte MOXISStatus entsprechend gekennzeichnet.

Einen Entwurf können Sie jederzeit aus SharePoint heraus in MOXIS weiter bearbeiten, indem Sie auf den Button [MOXIS öffnen] klicken (siehe Abbildung 3 [1]).

Der Status eines bereits versendeten Auftrags wird Ihnen ebenfalls in MOXIS angezeigt (siehe Abbildung 3 [2]).

XiTipp
Bitte beachten Sie: Die Aktualisierung der Auftragsstatus in SharePoint erfolgt automatisch.

3.3.4 Schritt 4: Überprüfen Sie den Status Ihrer versendeten Aufträge in SharePoint

Es gibt verschiedene Status, die in SharePoint to MOXIS angezeigt werden (siehe Abbildung 4 [1]). Dazu gehören zum Beispiel:

• MOXIS öffnen (Bearbeitung möglich)

• Entwurf verworfen (Auftrag wurde nicht versendet)

• Abgelehnt (Auftrag versendet, jedoch abgelehnt)

• Erfolgreich (Auftrag erfolgreich signiert)

Die Übersicht ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick den Status Ihrer aktuellen Aufträge zu erhalten.

XiTipp
Sollte ein Auftrag nicht korrekt erstellt werden, so wird Ihnen der Status [Fehler] angezeigt. Sofern der Fehler nicht mithilfe Ihres Administrators oder Ihrer Administratorin vor Ort behoben werden kann, wenden Sie sich bitte an den Support unter servicedesk@xitrust.com.