Welche Unterschiede gibt es zwischen internen und externen Signaturen?

Inhalt

In MOXIS haben Sie die Möglichkeit, zwischen internen und externen Empfänger:innen zu unterscheiden. Somit gibt es auch zwei Arten von Unterschriften: interne und externe. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, welche Vorteile die Unterscheidung mit sich bringt. 

1. Interne Empfänger:innen 

Interne Signierende sind alle Unterzeichner:innen, die Teil Ihrer Entität sind. Wie in Schritt 3 im Artikel Anlegen eines neuen Auftrags ersichtlich, finden Sie die internen Empfänger:innen hier (siehe Abbildung 1 [1]).

1.1. Die Vorteile interner Signaturen

Durch die Abgrenzung von internen zu externen Signaturen haben Sie folgende Vorteile: 

• Sie können Aufträge in Stapeln signieren.

• Es ist möglich, eine individuelle Visualisierung anzubringen. 

• Auch Gruppeneinladungen sind denkbar. 

• Interne Signaturen erlauben es, Vertreter:innen festzulegen und Einsichtnehmer:innen zu definieren. 

• Unterschriftenprofile bzw. Visualisierungen können mit Regeln je nach Prozess/Gruppe/etc. eingetragen werden.

• Sie haben Zugriff auf die Unterschriftenmappe und können so den Verlauf bzw den Status des Signaturvorgangs nachvollziehen.

2. Externe Empfänger:innen

Unter externe Signierende fallen alle Unterzeichner:innen, die nicht direkt Teil Ihrer Entität sind. Dazu gehören zum Beispiel Lieferant:innen, Berater:innen, künftige Arbeitnehmer:innen etc. Beim Anlegen eines neuen Auftrags finden Sie die externen Empfänger:innen hier im Adressbuch (siehe Abbildung 2 [1]). 

XiTipp
Bitte beachten Sie: Abhängig von der Basis-Konfiguration Ihrer MOXIS Instanz variiert der Detailgrad der Informationen, der aus dem Adressbuch in die Signatur übernommen wird. So ist es denkbar, dass bei entsprechenden Grundeinstellungen ein Spitzname, der in das Adressbuch eingetragen wird, auch in einer Signatur sichtbar ist. 

Externe Signierende erhalten ihre Dokumente bzw. Aufträge zum Unterfertigen via MOXIS Guest. Das Tool erlaubt es externen Signierenden, eine Unterschrift zu tätigen, ohne dass Sie Teil Ihrer Entität (Team, Firma, Verein) sein müssen. 

Alle wichtigen Informationen zu externen Empfänger:innen bzw. Signaturen finden Sie in diesem Artikel.  

XiTipp 
Achten Sie darauf, eine Unterscheidung zwischen externen und internen Unterschreiber:innen zu machen und pflegen Sie Ihre Adressbücher entsprechend. Je genauer Sie vorgehen, desto schneller erfolgt die Abwicklung Ihrer Aufträge und die Administration der Signierenden.