[Business & Now Cloud] Signaturdetails ansehen

PDF-Dokumente verfügen über verschiedene Felder, die gewisse Funktionen erfüllen bzw. Raum für erweiterte Informationen bieten. Dazu gehören zum Beispiel Felder wie “Reason” oder “Location”, welche zu Signaturen erfasst werden können. Wenn Sie in der MOXIS Business Cloud einen Auftrag zur Signatur erstellen, gibt es die Möglichkeit, diese Felder mit Informationen, welche MOXIS im Rahmen des Signaturvorgangs erfasst zu befüllen. Die Informationen dazu sind sodann im Protokoll oder direkt im unterzeichneten PDF-Dokument sichtbar.

Bitte beachten Sie: Dieses Service richtet sich vorrangig an die Erstellung von Aufträgen für externe Signierende. Es ist für alle Signaturqualitäten bis auf die Freigabe verfügbar.

Folgende Vorteile bringt das Feature

XiTrust erhöht mit dem Befüllen des Grunds und der Standorts und dem Protokoll die Sicherheit für Auftraggeber:innen. Denn neben allen anderen sicherheitstechnischen Vorteilen der digitalen Signatur ist das Dokument durch das Festhalten der Signaturdetails unwiderruflich mit der Signatur verbunden. Dennoch bieten wir den Unterzeichnenden die Sicherheit, dass sie nicht mehr Daten hinterlassen müssen, als notwendig. So werden Daten fallweise maskiert. Weitere Informationen dazu finden Sie im nächsten Kapitel.

Voraussetzung für eine reibungslose Handhabe

Bitte beachten Sie, dass die Daten für die Signaturdetails automatisch aus den in MOXIS gepflegten herangezogen werden. Daher ist es wichtig, die Namen im Adressbuch sauber zu pflegen. Denn nur ein aufgeräumtes Adressbuch mit korrekten Namens- und E-Mailzuordnungen garantiert, dass die Daten im Protokoll und im PDF-Dokument richtig ausgespielt werden. Verzichten Sie daher so gut es geht auf Kosenamen oder Platzhalter.

Signaturdetails aufgeschlüsselt nach Signaturqualitäten

Je nach Signaturqualität finden sich unterschiedliche Daten im Protokoll oder dem PDF-Dokument. Im folgenden finden Sie die einzelnen Qualitäten inklusive der Details anhand eines Beispiel-PDFs erklärt.

Abbildung 1: Signaturdetails aufgeschlüsselt nach Signaturqualitäten für SES und FES

Beispiel für eine einfache Signatur (SES; siehe Abbildung 1 [1 - 4]):
In den Signaturdetails (siehe Abbildung 1 [2]) sehen wir hier den Namen des Externen aus dem Adressbuch (siehe Abbildung 1 [3]). Außerdem ist die E-Mailadresse vermerkt (siehe Abbildung 1 [3]).

Beispiel für eine fortgeschrittene Signatur (FES; siehe Abbildung 1 [5 - 9]):
In den Signaturdetails (siehe Abbildung 1 [6]) sehen wir hier den Namen des Externen aus dem Adressbuch (siehe Abbildung 1 [7]). Außerdem ist die E-Mailadresse vermerkt (siehe Abbildung 1 [8]). Zusätzlich zu diesen Angaben findet sich hier auch die Information darüber, wie die Signatur verifiziert wurde (siehe Abbildung 1 [9]). In unserem Beispiel wurde die Verifizierung mittels Telefonnummer bzw. TAN durchgeführt.

Bitte beachten Sie: Da die Telefonnummer zu den sensiblen Daten gehört, wird diese standardmäßig mit Hilfe von Sternchen maskiert.

Welche Daten werden im Protokoll bzw. in den Signaturdetails einer Qualifizierten Signatur (QES) gespeichert?

Bitte beachten Sie: Bei qualifizierten Signaturen wird zusätzlich zu den Namensangaben aus dem MOXIS-Adressbuch und der Mailadresse der offizielle Vor- und Familiennamen, welcher am Zertifikat vermerkt ist, aufgezeichnet. Dieser ist nicht beeinflussbar.