[ADMIN] Prozessverwaltung: Allgemeines-Tab

Inhalt

Im Tab Allgemeines haben Sie die Möglichkeit, die allgemeinen Einstellungen Ihres Prozesses zu definieren.

1. Konfiguration des Allgemeines-Tab in der Prozessverwaltung 

Um den Allgemeines-Tab in der Prozessverwaltung zu öffnen, steigen Sie in den Administrations-Bereich ein und öffnen Sie die Prozessverwaltung. Klicken Sie sodann auf den Basisprozess, den Sie bearbeiten möchten oder legen Sie einen neuen an. 

Folgende Möglichkeiten, den Prozess zu konfigurieren, stehen Ihnen unter Allgemeines zur Verfügung: 

(1) Prozessname (für Prozess): Der Prozessname muss für jede Sprache, die in der Installation verfügbar ist, angegeben werden. Standardmäßig sind Deutsch und Englisch konfiguriert (siehe Abbildung 1 [1]). 

XiTipp 
Sollten Sie weitere Sprachen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in. Per default ist MOXIS in folgenden Sprachen erhältlich: Spanisch, Französisch, Italienisch, Polnisch und Tschechisch.

(2) URI zum Bild für Prozessauswahl (bei Start über externe Anwendung): Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Bilder und Icons zu konfigurieren, die während des MOXIS-Aufrufs angezeigt werden, wie zum Beispiel in Word2MOXIS oder Explorer to MOXIS (siehe Abbildung 1 [2]). 

(3) Detailbeschreibung: Hier kann optional eine Detailbeschreibung für und in jede(r) verfügbare(n) Sprache hinzugefügt werden (siehe Abbildung 1 [3]). 

(4) Ablaufdatum (Tage): Das frei wählbare Ablaufdatum legt fest, wie lange alle am Auftrag beteiligten Signierenden und Freigebenden Zeit haben, ihn abzuschließen. Das Erreichen dieses Zeitpunkts schließt den Auftrag mit dem Event-Status Abgelaufen ab (siehe Abbildung 1 [4]). 

(5) Löschfrist (Tage): Hierbei handelt es sich um die Aufbewahrungsfrist von erfolgreich und nicht erfolgreich abgeschlossenen Aufträgen in MOXIS. Zudem können Sie hier durch das Setzen von Häkchen festlegen, ob Sie das Ablaufdatum anzeigen lassen wollen oder ob es durch User:innen geändert werden kann (siehe Abbildung 1 [5]). 

XiTipp 
Theoretisch kann sowohl das Ablaufdatum als auch die Löschfrist auf einen beliebigen Zeitraum gesetzt werden. Da MOXIS jedoch kein Dokumentenarchiv ist und es daher nicht für die Speicherung von Dokumenten ausgelegt ist, kann es sein, dass es, sofern das Ablaufdatum bzw. die Löschfrist auf einen sehr weit in der Zukunft liegenden Tag gesetzt wird (z. B. 365 Tage in der Zukunft) das System aufgrund der hohen Datenmenge langsamer wird. Sofern Sie das Ablaufdatum und die Löschfrist ändern, achten Sie daher bitte auf einen adäquaten Zeitraum.

(6) Verfügbare Prozess-Kategorien: Kategorien sind beliebige, pro Prozess definierte Werte, die beim Anlegen eines Auftrags ausgewählt werden können, um eine Priorisierung oder eine Gruppierung zu ermöglichen. Zudem können Sie Aufträge in Ihren Mappen nach Kategorien filtern. In diesem Bereich können Sie auch festlegen, ob eine Kategorie verpflichtend zu befüllen ist oder ob sie sichtbar sein soll (siehe Abbildung 1 [6]).

(7) Externe Benutzer: Legen Sie hier fest, ob während des Prozesses, den Sie gerade konfigurieren, beim Einladen einer externen Person die Mitgabe einer e-Mail verpflichtend ist. Zudem können Sie hier für einfache Signaturen festlegen, ob eine Authentifikation notwendig ist. Falls ja, können Sie aus drei Optionen wählen: 

• verpflichtender SMS-TAN

• optionaler SMS-TAN

• SMS-TAN oder Passwort verpflichtend

 Bedenken Sie bitte: Je nach Authentifizierungsmethode kann es sein, dass Benutzer:innen ein Passwort anlegen oder eine Telefonnummer eingeben müssen (siehe Abbildung 1 [7]).

(8) Speichern, Verwerfen, Löschen: Hier können Sie mit einem Klick auf den [Speichern]-Button Ihre Änderungen speichern. Der [Verwerfen]-Button verwirft alle bisher getätigten Änderungen und wenn Sie auf [Löschen]-Button klicken, wird der gesamte Prozess inklusive Subprozess gelöscht (siehe Abbildung 1 [8]). 

Bitte beachten Sie: Seit dem Release von MOXIS 4.50.6 gibt es in der Prozessverwaltung die Möglichkeit, sich eine Referenznummer anzeigen zu lassen.