[v4.49] Der Unterschriftenprozess für externe Unterschreiber:innen
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[v4.49] Der Unterschriftenprozess für externe Unterschreiber:innen

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Nach dem Erstellen des Signaturauftrages erhalten die externen Unterschreiber:innen per E-Mail einen Link zum Dokument.

E-Mail Benachrichtigung für externe Unterschreiber:innen

Voraussetzung für den Versand dieser E-Mail an externe Unterschreiber:innen ist, dass diese Funktionalität durch den oder die MOXIS-Administrator:in freigeschaltet wurde.


Einladungs-E-Mail für externe Unterschreiber:innenEinladungs-E-Mail für externe Unterschreiber:innen


Achtung!
Der Hinweis bezüglich des Prozesses via Smartphone wird nur im Fall einer Qualifizierten Signatur angezeigt.


Über den Link im E-Mail gelangen die externen Unterschreiber:innen zur Signaturseite.

Achtung!
Je nach Prozesskonfiguration ist es möglich, dass die externen Unterschreiber:innen den Auftrag nur nach Eingabe einer SMS-TAN oder eines Passwortes öffnen können.



Signaturseite für externe Unterschreiber:innenSignaturseite für externe Unterschreiber:innen 

MOXIS Guest Benutzeroberfläche


Menüleiste in MOXIS GuestMenüleiste in MOXIS Guest


Die Menüleiste in MOXIS Guest bietet folgende Optionen:

  1. Text markieren
  2. Dokument verschieben
  3. Nächste Seite im ausgewählten Dokument anzeigen
  4. Zoomfaktor für Seitengröße auswählen
  5. Sprache auswählen
  6. Dokumente und Anhänge prüfen (die rote Markierung wird durch ein grünes Häkchen ersetzt, sobald alle erforderlichen Dokumente geprüft worden sind)
  7. Herunterladen (Aktuelles Dokument herunterladen/Alle Dokumente herunterladen)
  8. Wechseln zwischen den zu signierenden Dokumenten

 

Ein Auftrag für externe Unterschreiber:innen kann folgende Dateien enthalten:

  • Dokumente: Es ist möglich, dass mehrere Dokumente zu signieren sind.
  • Anhänge: Anhänge sind entweder Dokumente oder Bilder, die Zusatzinformationen liefern. Diese Dateien können in MOXIS Guest nicht direkt geprüft werden. Die externen Unterschreiber:innen haben jedoch die Möglichkeit, diese  herunterzuladen.

Dokumente herunterladenDokumente herunterladen 

Achtung!
Mit der Option Alle Dokumente herunterladen können Sie alle Dokumente und Anhänge gesammelt herunterladen.



Für den Fall, dass externe Unterschreiber:innen auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken, obwohl sie noch nicht alle zu signierenden Dokumente und Anhänge geprüft haben, öffnet sich ein Pop-up. Die User:innen können direkt zum Unterschriftenprozess wechseln, indem sie auf FORTFAHREN klicken. Wenn sie den DOKUMENTE PRÜFEN Button auswählen, öffnet sich das Dokumente-Menü automatisch am rechten Bildschirmrand.


Dokumente prüfen Pop-upDokumente prüfen Pop-up 


Dokumente-MenüDokumente-Menü
Dokumente-Menü InfoDokumente-Menü Info 

 

Dokumente, die noch nicht geprüft wurden, sind auch durch eine rote Markierung gekennzeichnet. Sobald ein Dokument angeklickt wird, wird es im Hintergrund geöffnet. Das Dokumente-Menü muss zur Prüfung des Dokuments geschlossen werden. 

Im Dokumente-Menü können Anhänge einzeln heruntergeladen werden.


Anhang herunterladenAnhang herunterladen 


Sobald alle Dokumente geprüft worden sind, wird statt der roten Markierung ein grünes Häkchen beim Dokumente-Menü angezeigt.


Alle Dokumente geprüft

Alle Dokumente geprüft

 


Nun kann der Auftrag unterschrieben oder gegebenenfalls auch abgelehnt werden. 


Externe Signaturvisualisierung (Aufträge über API)

Optional ist es möglich Prozesse so zu konfigurieren, dass externe Unterschreiber:innen die Signaturvisualisierung selbst an der dafür vorgesehenen Stelle anbringen können. Dies ist nur möglich, wenn Aufträge per API verschickt werden.

Wenn der Prozess so konfiguriert ist, wird in der Benutzeroberfläche der externen Unterschreiber:innen das Visualisierungsmodus Icon angezeigt.


Achtung!
Wenn ein Auftrag eine oder mehrere Signaturvisualisierungen erfordert, müssen externe Unterschreiber:innen diese anbringen, um den Auftrag abschließen zu können.



Visualisierungsmodus IconVisualisierungsmodus Icon


Wenn die externen Unterschreiber:innen Hilfe zum Visualisierungsmodus benötigen, können Sie auf das Fragezeichen Icon (Hilfe zu MOXIS Guest) am rechten oberen Rand klicken und ein Pop-up öffnet sich.

Achtung!
Das Pop-up öffnet sich auch, wenn die externen Unterschreiber:innen auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken, ohne eine Visualisierung angebracht zu haben.


Hilfe zu MOXIS GuestHilfe zu MOXIS Guest 

Das Pop-up enthält neben einem FAQ Reiter auch eine kurze Animation der Signaturvisualisierung sowie Instruktionen in Textform. Es wird erklärt, wie die Signaturvisualisierung angebracht und bearbeitet werden kann. Durch das Klicken des VISUALISIERUNG PLATZIEREN Buttons wird das Pop-up geschlossen und der Visualisierungsmodus ist automatisch aktiviert. Das Pop-up kann über das Fragezeichen Icon jederzeit wieder aufgerufen werden.



Instruktionen für die VisulisierungInstruktionen für die Visulisierung

 

 


MOXIS Guest FAQMOXIS Guest FAQ 


User:innen, die keine Hilfe benötigen, können den Visualisierungsmodus direkt über das Icon aktivieren (siehe Abbildung Visualisierungsmodus Icon)


Im aktivierten Visualisierungsmodus verändert sich der Mauszeiger zu einem Plus Zeichen und die Menüleiste wird angepasst. Die User:innen müssen im Dokument  zur vorgesehenen Stelle scrollen, um dort die Signaturvisualisierung anzubringen.


Angepasster Mauszeiger und MenüleisteAngepasster Mauszeiger und Menüleiste
 


Die Signaturvisualisierung wird mit der Maus durch Drücken und Halten der linken Maustaste bzw. auf Mobilgeräten mit dem Pen oder dem Finger im zu unterschreibenden Dokument angebracht. Dazu wird ein Rechteck in das Dokument gezogen. 


Visualisierung im DokumentVisualisierung im Dokument

 

Die Größe der Visualisierung kann mit Hilfe der Kreis Symbole verändert werden. Es ist ebenso möglich, die Visualisierung im Dokument beliebig zu verschieben. Dazu klickt man in das Feld, hält die linke Maustaste gedrückt und platziert es an der gewünschten Stelle.


Größe ändern und verschieben

 

Mit dem VERWERFEN Button oder mit der Entf Taste der Tastatur kann eine Visualisierung gelöscht werden. Da dadurch der Visualisierungsmodus nicht abgebrochen wird, kann der Vorgang wiederholt werden. 

Über den VERLASSEN Button kann der Visualisierungsmodus geschlossen werden. In diesem Fall wird die Visualisierung jedoch nicht gespeichert und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.


Meldung, dass die Visualisierung nicht gespeichert wurdeMeldung, dass die Visualisierung nicht gespeichert wurde

 

Wenn der Auftrag mehr als ein Dokument enthält, das eine Signaturvisulisierung benötigt, kann der Unterschriftenprozess nicht abgeschlossen werden, ohne dass alle Visualisierungen platziert und gespeichert wurden. Ein Pop-up informiert die externen Unterschreiber:innen über fehlende Signaturvisualisierungen, wenn sie vorzeitig auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken. 

 

Achtung!
Sie müssen den Visualisierungsmodus in diesem Fall erneut über das Icon öffnen.

 

 

 

Hinweis auf weitere SignaturvisualisierungenHinweis auf weitere Signaturvisualisierungen

 

DateimenüDateimenü

 


Es ist möglich, die Signaturvisualisierungen in mehreren Dokumenten anzubringen, ohne den Visualisierungsmodus zu verlassen. Der Wechsel zwischen den Dokumenten ist über die Pfeiltaste der Dokumentenanzeige möglich.

 


Pfeiltaste DokumentenanzeigePfeiltaste Dokumentenanzeige

 

Achtung!
Pro Dokument kann nur eine Signaturvisualisierung angebracht werden.

 

 Wenn die Benutzer:innen die Visualisierung(en) wie gewünscht platziert haben,  kann auf zwei Arten gespeichert werden:

  • Der SPEICHERN Button wird gedrückt. Diese Speichermethode wird angewendet, wenn der Auftrag noch einmal geprüft werden soll, bevor die Unterschrift geleistet wird.
  • Der UNTERSCHREIBEN Button wird gedrückt. Bei dieser Variante öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen. 

 Die Visualisierung kann auch nach dem Speichern noch  verändert oder entfernt werden, indem das Visualisierungsmodus Icon erneut gedrückt wird.

 


Meldung, dass die Visualisierung gespeichert wurdeMeldung, dass die Visualisierung gespeichert wurde

 

Achtung!
Anhänge benötigen keine Signaturvisualisierung.


Externen Auftrag unterschreiben

Sobald der UNTERSCHREIBEN Button geklickt wird, öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen.

Das Signatur-Menü umfasst folgende Bereiche:

  1. In der Überschrift wird in Klammer jeweils die Anzahl der zu signierenden Dokumente angezeigt.
  2. Die Visualisierung der Unterschrift kann entweder durch Zeichnen, Text oder Bild erfolgen.
  3. (Optional) Im Abschnitt Biometrie- und Gerätedaten können externen Unterschreiber:innen entscheiden, welche Daten erfasst werden dürfen. Diese Sicherheitsfunktion muss jedoch in der Prozesskonfiguration aktiviert sein.
  4. Im nächsten Bereich kann der Signaturanbieter ausgewählt werden.
  5. Optional ist es möglich, dass zusätzliche Daten erforderlich sind.
  6. Der Prozess wird mit der Unterschrift abgeschlossen.


Signatur-MenüSignatur-Menü

 

Die Visualisierung der Unterschrift kann auf drei Arten erfolgen:

  • ZEICHNEN: Bei dieser Option wird die Unterschrift in das Eingabefenster gezeichnet. Mit dem LÖSCHEN Button, kann die Eingabe gelöscht werden.
  • TEXT: Der Text ist vor eingestellt, kann aber individuell angepasst werden. Der LÖSCHEN Button setzt den Text auf die Voreinstellung zurück.
  • BILD: Hier kann ein Foto (z. B. jpg, png, gif) von der Unterschrift hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße kann je nach Systemkonfiguration unterschiedlich sein.


VisualisierungsoptionenVisualisierungsoptionen

 

VisualisierungenVisualisierungen

 

Der Signaturanbieter kann aus den eingestellten Optionen ausgewählt werden.


Signaturanbieter auswählenSignaturanbieter auswählen

 

Achtung!
Externe Unterschreiber:innen, die den Signaturvorgang für eine Qualifizierte Signatur über ein Smartphone abwickeln, müssen von der Handy-Signatur-App in den Browser wechseln, damit sie den Vorgang final abschließen können!


Smartphone Hinweis im E-Mail bei Qualifizierter SignaturSmartphone Hinweis im E-Mail bei Qualifizierter Signatur

 


Sobald der Vorgang über den Signaturanbieter abgeschlossen wurde, wird eine Bestätigung angezeigt und die externen Unterschreiber:innen können entweder das Browserfenster schließen oder zurück zum Auftrag wechseln.


Bestätigung der UnterschriftBestätigung der Unterschrift

 

Externen Auftrag ablehnen

Der Auftrag kann von externen Unterschreiber:innen auch abgelehnt werden. 

Wenn es die Prozesskonfiguration vorsieht, müssen externe Unterschreiber:innen verpflichtend einen Ablehnungsgrund angeben. 


Ablehnungsgrund eintragenAblehnungsgrund eintragen


Ablehnungsgrund bestätigenAblehnungsgrund bestätigen


Sobald der Ablehnungsgrund bestätigt wurde, wird dies angezeigt und das Browserfenster kann geschlossen werden.


Browserfenster nach Ablehnung schließenBrowserfenster nach Ablehnung schließen


Herunterladen der Dokumente durch externe Unterschreiber:innen

Ist der Unterschriftenprozess beendet, bekommt der externe Kontakt eine E-Mail mit einem Downloadlink für das Dokument zugesandt.


E-Mail mit Download-LinkE-Mail mit Download-Link

 



 






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