NEU AB MOXIS 4.55: Fortgeschrittene Signatur (FES) für interne Signierende

Inhalt

Ab MOXIS 4.55 können auch interne Signierende mit einer Fortgeschrittenen Signatur (FES) Dokumente unterschreiben. Diese wird durch einen zweiten Faktor abgesichert. Dieser Artikel erklärt, was Sie als Unterzeichner:in wissen müssen und wie der Signaturprozess abläuft.

1. Was ist die Fortgeschrittene Signatur für interne Signierende?

Die Fortgeschrittene Signatur (FES) ist ab MOXIS 4.55 erstmal auch für interne Signierende verfügbar. Sie kombiniert die gewohnte einfache Signatur mit einem zweiten Faktor, der die Identität der unterzeichnenden Person zusätzlich absichert.

1.1. Voraussetzungen für die Fortgeschrittene Signatur für interne Signierende

1. Ihr:e Administrator:in hat die FES-Funktion instanzweit aktiviert.

2. Für den jeweiligen Prozess wurde der zweite Faktor in der Prozesskonfiguration aktiviert.

3. Sie haben Ihren persönlichen zweiten Faktor in Ihren persönlichen Einstellungen eingerichtet.

MOXIS Tipp
Wenn Sie noch keinen zweiten Faktor eingerichtet haben, werden Sie beim ersten FES-Signaturvorgang dazu aufgefordert. Sie können dies jedoch auch vorab in den Persönlichen Einstellungen erwirken.

2. Welche “zweiten Faktoren” stehen zur Verfügung?

Die Auswahl der zweiten Faktoren unterliegt Ihrer Administratorin oder Ihrem Administrator. Dieser legt den zweiten Faktor instanzweit fest. Mögliche Optionen sind:

1. Kennwort
   Ein von Ihnen selbst gewählte Passwort, das Sie beim Signieren eingeben.

2. Authenticator App
   Ein Einmalpasswort (TOTP), das von einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator) generiert wird.

3. Passkey
   Eine passwortlose Authentifizierungsmethode über biometrische Daten (z. B. Fingerabdruck, Face ID) oder einen Sicherheitsschlüssel.

3. Schritt-für-Schritt Anleitung: Der Signaturvorgang mit FES

Wenn Sie einen Auftrag erhalten, der mit Fortgeschrittener Signatur (FES) zu unterzeichnen ist, so läuft der Vorgang wie folgt ab:

Schritt 1: Öffnen Sie den Auftrag wie gewohnt und klicken Sie auf den [Signieren]-Button

Schritt 2: MOXIS fordert Sie auf, ihren zweiten Faktor einzugeben (Signaturkennwort, Einmalpasswort aus der Authenticator App oder Passkey-Bestätigung).

Schritt 3: Nach erfolgreicher Authentifizierung wird die Signatur angebracht.

MOXIS Tipp
Bitte beachten Sie: Haben Sie Ihren zweiten Faktor noch nicht eingerichtet, können Sie FES-Aufträge nicht unterzeichnen. Richten Sie daher zunächst Ihren zweiten Faktor ein.

4. Wo finde ich Aufträge mit Fortgeschrittener Signatur für interne Signierende in der Unterschriftenmappe?

Aufträge mit Fortgeschrittener Signatur für interne Signierende sind in Ihrer Unterschriftenmappe in “Offene Aufträge” unter dem Filter “Fortgeschrittene Signaturen” zu finden.