Aufträge verwalten als Vertreter:in, Einsichtnehmer:in und/oder Verwalter:in

Inhalt

Ab MOXIS 4.55 können Sie in der Unterschriftenmappenansicht direkt zwischen Ihrem persönlichen Posteingang und den Mappen anderer Personen wechseln: als Vertreter:in, als Einsichtnehmer:in oder als Verwalter:in. Dieser Artikel erklärt, wie die neue Tab-Navigation funktioniert und was Sie in den jeweiligen Ansichten tun können.

1. Überblick über Vertreter-, Einsichtnehmer- und Verwaltermappen in MOXIS 4.55

Dass die Unterschriftenmappen-Ansicht mit MOXIS 4.55 einen Komplettumbau erhalten hat, ist nicht zu übersehen. Ab nun ist es jedoch auch möglich, je nach Rollenzuweisung, direkt zwischen den einzelnen Unterschriftenmappen zu wechseln. Dies erfolgt bequem über Kacheln vom Dashboard aus (siehe Abbildung 1).

Je nach Rolle und Berechtigung stehen Ihnen dafür folgende Kacheln zur Verfügung:

1. Empfangene Aufträge
   Immer sichtbar, ganz oben

2. Gesendete Aufträge
   Immer sichtbar, direkt darunter

3. Quick Links
   Weiterleitung zur Entwurfsmappe

4. Zur Einsicht
   Sichtbar, wenn Sie als Einsichtnehmer:in eingetragen sind

5. Meine Einsichtnehmer
   Hier sehen Sie, wer Ihre Mappe einsehen kann.

6. In Vertretung
   Hier ist sichtbar, wer Sie vertreten kann.

MOXIS Tipp
Die Auftragsansicht passt sich automatisch an Ihre Rollen an. Sind Sie weder als Vertreter:in noch als Einsichtnehmer:in eingetragen und haben keine Verwalterrolle, sehen Sie ausschließlich Ihre persönliche Empfangenen Aufträge und die Erledigt-Mappe.

Sofern Sie für mehrere Personen für Sie als Vertreter:in eingetragen sind, müssen Sie zunächst einen Account auswählen. Ein Klick auf den entsprechenden Account leitet Sie direkt in die Vertreter:innen-Ansicht der jeweiligen Person weiter.

Dass Sie sich in der Vertreter-Mappe befinden, erkennen Sie an dem Label (siehe Abbildung 3 [1]) und an dem Namen der zu vertretenden Person (siehe Abbildung 3 [2]).

MOXIS Tipp
Mit einem Klick den Menüpunkt “Persönlich” kehren Sie jederzeit zu Ihrer eigenen Mappe zurück (siehe Abbildung 3 [1]).

2.1. Was sieht ein:e Vertreter:in in der Signaturmappe?

In der Vertreter-Mappe sehen Vertreter die Unterschriftenmappen der vertretenen Personen: Offene Aufträge, Erledigte Aufträge und Gesendete Aufträge. Entwürfe werden nicht angezeigt.

Folgende Aufträge werden Ihnen nach Art der Vertretung angezeigt:

1. Qualifizierte Signaturen
   Nur QES-Aufträge

2. Freigaben & Signaturen
   Freigabe- und SES-Aufträge

3. Auftraggeber
   Alle Aufträge

4. Bestimmte Prozesse
   Nur Aufträge des freigegebenen Prozesses

MOXIS Tipp
Bitte beachten Sie: Aufträge aus als privat markierten Entscheidungsebneen werden Ihnen als Vertreter:in nicht angezeigt. Beim Wechsel zwischen Vertreter-Konten werden zuvor gesetzte Filter automatisch zurückgesetzt.

2.2. Welche Aktionen können Vertreter:innen ausführen?

Vertreter:innen dieselben Aktionen durchführen wie die vertretene Person - jedoch nur im Rahmen des Ihnen zugewiesenen Vertretungstyps. Das bedeutet: Hat ein:e Vertreter:in lediglich Rechte zur Unterzeichnung von Verträgen mit qualifizierten Signaturen, kann dieser lediglich QES-Aufträge signieren oder ablehnen. Hat die zu vertretende Person weitere Rechte (z. B. für die Unterfertigung von Freigaben oder einfachen Signaturen), werden diese Aufträge dem Vertreter oder der Vertreterin nicht angezeigt.

3. Ihre Aufgaben als Einsichtnehmer:in

Wenn Sie als Einsichtnehmer:in für eine oder mehrerer Personen eingetragen sind, wird der Menüpunkt “Einsichtnehmer” für Sie angezeigt (siehe Abbildung 1 [6]). Um Ihre Aufträge als Einsichtnehmer:in zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf die entsprechende Kachel.

3.1. Was sehe ich in der Einsichtnehmer-Mappe als Einsichtnehmer:in?

In der Einsichtnehmer-Signaturmappe sehen Sie als Einsichtnehmer:in folgende Unterschriftenmappen der zu beobachtenden Person: Offene und Erledigte Aufträge. Gesendet und Entwürfe werden nicht angezeigt.

Folgende Aufträge werden Ihnen nach Art der Einsichtnahme angezeigt:

1. Alle Signaturen/Aufträge
   Alle Aufträge sind sichtbar

2. Qualifizierte Signaturen
   Nur QES-Aufträge sind sichtbar

3. Freigaben & Signaturen
   Freigaben & SES-Aufträge

MOXIS Tipp
Bitte beachten Sie: Als Einsichtnehmer:in haben Sie keinerlei Eingriffsmöglichkeiten. Die einzig erlaubte Aktion ist der Download von Dokumenten. Aufträge aus privaten Entscheidungsebenen sind nicht sichtbar.

4. Ihre Aufgaben als Verwalter:in

Wenn Sie die Rolle moxisProcessAdmin innehaben, steht Ihnen der Menüpunkt “Zur Verwaltung” zur Verfügung.

4.1. Was sehe ich in der Verwalter-Mappe?

Im Verwalter-Posteingang sehen Sie ausschließlich die Unterschriftenmappe Gesendet. Darin befinden sich alle gesendeten Aufträge der gesamten Instanz, und zwar von allen Benutzer:innen, für alle Prozesse, auf die Sie als Verwalter:in Zugriff haben. Laufende, abgeschlossene, abgebrochene und abgelaufene Aufträge sind sichtbar.

4.2. Welche Aktionen kann ich als Verwalter:in durchführen?

Welche Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von den Berechtigungen ab, die Ihr:e Administrator:in in der Prozessverwaltung im Zugriff-Tab für den jeweiligen Prozess konfiguriert hat.

Folgende Aktionen werden Ihnen nach Art der Konfiguration der Verwalterrolle angezeigt:

1. Löschen von Aufträgen durch Administrator zulassen
   Abgeschlossene Aufträge löschen

2. Schließen von Aufträgen durch Administrator zulassen
   Laufende Aufträge abbrechen

3. Dokumente herunterladen
   (immer verfügbar)

MOXIS Tipp
Bitte beachten Sie: Private Entscheidungsebenen sind in der Verwalter-Ansicht sichtbar. Das unterscheidet die Verwalter-Inbox von der Vertreter- und Einsichtnehmer-Inbox.