OPTIONAL: Mehrfachvisualisierungen anlegen, signieren und prüfen

Inhalt

MOXIS ermöglicht es User:innen dank eines definierten Prozesses mehrere gleiche Signaturbilder an einem Dokument anzubringen. Dieser Artikel zeigt auf, wie Sie diese sogenannten Mehrfachvisualisierungen anlegen, ein entsprechendes Dokument signieren und prüfen. 

1. Grundsätzliches Vorgehen bei einer Mehrfachvisualisierung 

Im Grunde gehen Sie bei der Erstellung eines Dokuments mit Mehrfachvisualisierung so vor wie bei der Erstellung eines regulären Auftrags. Sie laden das entsprechende Dokument hoch, definieren die Entscheidungsebenen und platzieren die Platzhalter. Die signierende Person unterschreibt durch einmaliges Ausführen des Signaturvorgangs. 

1.1. Details zum Anlegen eines Auftrags mit Mehrfachvisualisierungen

Wie bereits erwähnt, legt man bei einer Mehrfachvisualisierung zunächst wie gewohnt einen Auftrag an. Doch statt einem Platzhalter fügt man dem Dokument mehrere bei, indem man immer wieder den gleichen Platzhalter auf das Dokument zieht. Das bedeutet, pro Signierendem oder Signierender können mehrere Platzhalter auf das Dokument gezogen werden.

So können zum Beispiel drei Personen ein Dokument an drei verschiedenen Stellen unterzeichnen. Damit die Signierenden den Signaturvorgang nur einmal durchführen müssen, wird ihnen jeweils ein individueller Platzhalter zugewiesen, der drei Mal auf dem Dokument verteilt wird.

Um den Vorgang so einfach als möglich zu visualisieren, haben wir unser Beispiel auf eine Person reduziert, die ein Dokument drei Mal unterschreiben soll.

Daher fügen wir unserem Beispiel unten drei Platzhalter für die Signatur einer Person hinzu (siehe Abbildung 1 [2]). Nach erfolgter Platzierung der gewünschten Anzahl an Platzhaltern sehen Sie die Anzahl der Platzhalter pro Entscheidungsebene im rechten Seitenmenü (siehe Abbildung 1 [1]). Im linken Seitenmenü ist weiterhin die Auftragsanlegemaske geöffnet und Sie können den Auftrag in den Unterschriftenlauf senden.

1.2. Signieren eines Dokuments mit Mehrfachvisualisierungen 

Die Person(en), die das Dokument „mehrfach“ signieren soll(en), signiert oder signieren dieses wie gewohnt. Denn der oder die Empfänger:in muss den Signaturvorgang lediglich einmal ausführen, auch wenn sich mehrere Visualisierungen und Signaturen auf dem Dokument befinden.

1.3. Darstellung der Mehrfachvisualisierung im Auftrag

In unserem Beispiel (siehe Abbildung 2) wird ein dreiseitiges Dokument durch eine einfache Signatur zur Weiterverarbeitung frei gegeben. Dabei muss jede Seite von dieser ersten Entscheidungsebene paraphiert werden (siehe in blau gehalten Abbildung 2, "Erste Unterschrift"). 

Im nächsten Schritt werden die Dokumente im selben Auftrag in der zweiten Entscheidungsebene an externe Empfänger:innen versendet. Diese unterfertigen die Dokumente mit einer qualifizierten Unterschrift (siehe in grün gehalten Abbildung 2, "Zweite Unterschrift") - jeweils auf Seite eins, zwei und drei.  

Schließlich werden die Dokumente wieder retourniert und nach Prüfung von internen Entscheider:innen qualifiziert unterschrieben (siehe in orange gehalten Abbildung 2, "Dritte Unterschrift"). Dies ebenfalls in allen drei Seiten in derselben Entscheidungsebene.  

Es wird folglich nur mehr drei Mal unterschrieben (SES, externe QSig und interne QSig) und die zusätzlichen Visualisierungen, die in Bezug zur jeweiligen Signatur stehen, werden lediglich als Bildmarke angebracht.