[Business & Now Cloud] MOXIS Guest: Anhänge hochladen für externe Signierende

Es ist möglich, Anhänge in MOXIS Guest auch als externe:r Signierende:r während des Signaturvorganges hochzuladen. Der Artikel zeigt die Handhabung aus Sicht des Auftraggebers und des Signierenden.

1. Externe Aufträge bei Signatur mit Attachments versehen

Damit Attachments durch externe Signierende hochgeladen werden müssen, wählen Sie bitte den entsprechenden Prozess aus. Dann legen Sie bitte den Auftrag wie gewohnt für einen externe:n Signierende:n an. Der oder die Signierende wird während des Signaturvorgangs dazu aufgefordert, mindestens einen Anhang hochzuladen (siehe Abbildung 1).

Bitte beachten Sie: Abhängig von den gängigen Dateiformaten ist es ab nun möglich, auch .ppt-/.pptx-, .zip- und .xml-Dateien als Anhang hochzuladen.

3. Use Case: Wenn ein Feature den Papierkram verschwinden lässt

Wenn Hermine R. bisher neuen Mitarbeiter:innen nach einem erfolgreich absolvierten Bewerbungsgespräch die frohe Botschaft überbrachte, dass sie einen neuen Job hatten, freute sie sich einerseits sehr für die zukünftigen Kolleg:innen. Andererseits wurde ihr schwindlig bei dem Gedanken an die vielen Dokumente, die sie aus verschiedenen Quellen an einer zentralen Stelle sammeln würde müssen.

Doch dann entdeckte sie ein neues Feature in MOXIS. Plötzlich wurde aus dem Chaos eine elegante Lösung: Neue Mitarbeiter:innen konnten nun fehlende Unterlagen direkt mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag in MOXIS hochladen – sicher, digital und mit wenigen Klicks. Kein Hin-und-Her mehr, keine verlorenen E-Mail-Anhänge. Alles an einem Ort, übersichtlich und sofort verfügbar.

Hermine R. nutzt das Feature mittlerweile wie ein Profi - nicht nur während des Bewerbungsprozesses, sondern auch für Krankenstandsbestätigungen und alle weiteren Dokumente, die sie von Mitarbeiter:innen einholen möchte.

Das Ergebnis?

• Zeitersparnis: Hermine verbringt ihre Energie nun dort, wo sie hingehört – beim Menschen, nicht beim Dokumentenmanagement.

• Sicherheit: Sensible Daten landen nicht mehr in verschiedenen Postfächern oder Schubladen, sondern sind zentral und geschützt gespeichert.

• Einfachheit: Auch neue Kolleg:innen sind begeistert. Unkompliziert und unbürokratisch starten sie in ihr neues Arbeitsverhältnis.

XiTipp
Bei Fragen zu unserem neuen Feature wenden Sie sich gerne an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in oder probieren Sie es einfach einmal in MOXIS aus, sofern es bereits konfiguriert wurde.