[Business & Now Cloud] Arbeiten mit gesperrten Formularfeldern

Zugewiesene Formularfelder werden in der MOXIS Business Cloud nach dem Signierprozess automatisch gesperrt. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder, Sie laden ein PDF mit Formularfeldern hoch, die Sie zuweisen müssen oder Sie arbeiten mit entsprechend zu sperrenden und zuzuweisenden Feldern direkt in MOXIS. Dieser Artikel informiert über die Möglichkeiten, welche die Business Cloud dahingehend bietet.

1. Funktion Formularfelder sperren

Formularfelder dienen der Integration von diversen Feldern (Text, Währung, Signatur …) in PDFs, die in MOXIS hochgeladen und später befüllt werden können. Für generelle Informationen zur Handhabe von Formularfeldern klicken Sie bitte hier.

1.1. Gesperrte Formularfelder erkennen

Formularfelder, die Ihnen in MOXIS zugewiesen werden, sind farblich hinterlegt bis die Signatur erfolgt ist.

Bitte beachten Sie: Formularfelder können alle Signaturqualitäten (von der Freigabe bis zur Qualifizierten Signatur) beinhalten

1.2. Regeln zu gesperrten Formularfeldern

Verhalten bei mehreren Signierenden in einer Entscheidungsebene

Wenn mehrere User:innen in einer Entscheidungsebene zu unterschreiben haben, dann werden die Formularfelder nach jeder einzelnen Signatur des jeweiligen Users gesperrt.

Verhalten bei einer Gruppe von Signierenden in einer Entscheidungsebene

Wenn mehrere User:innen aus einer Gruppe in einer Entscheidungsebene unterschreiben sollen, so werden die Formularfelder erst gesperrt, wenn der letzte User oder die letzte User:in unterschrieben hat.

Verhalten, wenn Formularfelder nicht zugewiesen werden

Wenn Formularfelder nicht zugewiesen werden, dann werden sie auch nicht gesperrt.

Verhalten, wenn Formularfelder zugewiesen, aber nicht bearbeitet werden

Wenn Formularfelder zugewiesen werden, aber nicht bearbeitet, dann werden sie ebenfalls gesperrt.

Verhalten bei mehreren User:innen in mehreren Entscheidungsebenen

Wenn es mehrere Benutzer:innen in mehreren Entscheidungsebenen gibt, so bekommt jede:r eigene Formularfelder zugewiesen (siehe Abbildung 1 [1] und siehe Abbildung 1 [2]). Diese erhalten jeweils eine Farbe (Signierende 1 türkis, Signierender 2 gold). Diese Farbe ist dem oder der User:in durchgehend zugeordnet - von der Auftragsanlegeseite (nur von der Auftraggeber:in einsehbar) bis hin zum Auftrag selbst, der von den jeweiligen Signierenden unterschrieben werden soll.

Nachdem die erste Signierende unterschrieben hat, werden ihre oder seine Formfelder gesperrt. Dies gilt jedoch nicht für die Formularfelder der oder des zweiten Signierenden (siehe Abbildung 1 [2] in gold hinterlegt) Letztere werden erst gesperrt, wenn der oder die zweite User:in unterschrieben hat.