[Business and Now Cloud] Download-Tracking in MOXIS Guest für externe Signierende
Dokumenten-Downloads durch externe Signierende werden ab nun in MOXIS Guest für externe Signierende automatisch aufgezeichnet. Dieser Artikel erklärt, was (nicht) getracked wird und wie die Daten abgerufen werden können.
Das Download-Tracking ermöglicht es, nachzuverfolgen, wer wann ein Dokument heruntergeladen hat. Dies dient der Transparenz und der Nachweisbarkeit für Compliance-Zwecke (zum Beispiel, um zu belegen, dass ein:e externe:r Signierende:r das Dokument nach der Unterzeichnung tatsächlich erhalten hat.
Bitte beachten Sie: Es gibt keine Ansicht in der MOXIS Benutzeroberfläche, aus der die Download-Daten eingesehen werden können. Der Abruf der Daten erfolgt ausschließlich via MOXIS API. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihre:n hauseigene:n Administrator:in oder Ihre:n MOXIS Ansprechpartner:in.
2. Was wird getracked?
Ein Download-Ereignis wird aufgezeichnet, sobald ein:e externe:r Signierende:r in MOXIS Guest auf eine der folgenden Schaltflächen klickt:
Aktuelles Dokument herunterladen
Alle Dokumente herunterladen
(ZIP-Download: Jedes Dokument im Paket wird einzeln als Download erfasst)
Für jeden aufgezeichneten Download werden folgende Datenpunkte gespeichert:
Auftragsnummer
Die eindeutige ID eines Auftrags.Auftragsstatus
Status des Auftrags zum Zeitpunkt des Downloads.Dokumentname/Dokument-ID
Welches Dokument wurde heruntergeladen?Auftraggeber:in
Wer hat den Auftrag angelegt?Rolle der downloadenden Person
Handelte es sich um ein:e Unterzeichner:in oder eine:n zusätzliche:n Empfänger:in?Downloadende Person
Festgehalten werden Name und E-Mail AdresseZeitstempel
Datum und Uhrzeit des DownloadsEntscheidungsebene
In welcher Iteration erfolgte der Download?Signaturstatus
Hat die Person zum Zeitpunkt des Downloads bereits unterschrieben oder nicht?
3. Was wird nicht getracked?
Folgende Verhaltensweisen und Datenpunkte bzw. -quellen werden nicht getracked:
Das Ansehen (Öffnen/Anzeigen) eines Dokuments in MOXIS Guest für externe Signierende wird nicht als Download erfasst.
Anhänge werden nicht getracked, sondern lediglich Hauptdokumente.
Downloads durch interne MOXIS-Benutzer:innen werden nicht über die MOXIS Guest Benutzeroberfläche getracked.
4. Datenschutz und Datenlöschung
Die Download-Tracking-Daten unterliegen denselben Löschregeln wie der zugehörige Auftrag. Wird ein Auftrag gelöscht - ob manuell durch Benutzer:innen oder automatisch durch die konfigurierte Löschfrist - werden die dazugehörigen Download-Tracking-Daten ebenfalls automatisch gelöscht. Dies entspricht dem Prinzip der Datensparsamkeit gemäß DSGVO.
Die Standardlöschfrist für Aufträge in MOXIS beträgt 60 Tage nach (erfolgreichem oder nicht erfolgreichem) Abschluss eines Auftrags. Alle Tracking-Daten des Auftrags werden zu diesem Zeitpunkt mit gelöscht.
5. Wie werden Download-Daten abgerufen?
Die Daten stehen ausschließlich über die MOXIS API zur Verfügung. Technische Details zu den API-Endpunkten finden Sie in der der MOXIS API Dokumentation.