Wie konfiguriere ich InstantSign für interne Empfänger:innen?

Inhalt

Dieser Artikel erklärt, wie Sie InstantSign in Ihrer MOXIS-Instanz aktivieren und konfigurieren. Gültig für: MOXIS Version 4.50 bis 4.54

1. Was ist InstantSign?

InstantSign ermöglicht es, direkte Links zu einem zu unterzeichnenden Dokument zu erzeugen.

Das bedeutet:

• Der/die Empfänger:in erhält einen Link per E-Mail.

• Beim Öffnen des Links wird direkt das Dokument zur Signatur angezeigt.

• Die Signaturmappe in MOXIS muss nicht geöffnet werden.

Der Link führt also unmittelbar zum konkreten Auftrag („Deep Link“).

1.1 Typische Einsatzszenarien

• Einbindung in Drittsysteme via API

• Integration in iFrames

• Beschleunigung interner Signaturprozesse

• Vereinfachung von internen Genehmigungsabläufen

1.2 Wichtige Einschränkung

InstantSign kann nur für interne Empfänger:innen verwendet werden. Für externe Signierende ist die Nutzung nicht möglich. InstantSign ist daher besonders geeignet, wenn interne Signaturprozesse in bestehende Systeme integriert werden sollen.

InstantSign steht zur Verfügung:

• für API-Nutzer:innen oder

• durch Einbindung des InstantSign-Links in E-Mail-Vorlagen im MOXIS E-Mail Editor

2. Voraussetzungen

Bevor Sie InstantSign konfigurieren können, muss Folgendes erfüllt sein:

Das InstantSign-Service wurde im Rahmen der Grundkonfiguration durch XiTrust aktiviert.

Wenn Sie unsicher sind, ob InstantSign in Ihrer Instanz aktiviert ist, kontaktieren Sie bitte Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in.

3. Konfigurationsmöglichkeiten

Nach Aktivierung stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

1. Konfiguration über den MOXIS E-Mail Editor

2. Nutzung über die API

3.1 Konfiguration über den E-Mail Editor (bis MOXIS 4.50 NEMO)

Dies ist die einfachste und häufigste Variante. Drei Schritte sind nötig, um ein Template Ihrer Wahl entsprechend anzupassen.

Schritt 1: Öffnen Sie die MOXIS Navigation.

Öffnen Sie die MOXIS Administration und navigieren Sie zum Reiter Branding.

Schritt 2: Öffnen Sie den E-Mail Editor (aka NEMO)

Wechseln Sie in den Tab E-Mail Editor (oder NEMO, in der 4.50er Version) und wählen Sie das E-Mail-Template aus, das Sie anpassen möchten (siehe zum Beispiel Abbildung 1)

Schritt 3: InstantSign-Link einfügen

Für interne Einladungsmails steht folgende Variable zur Verfügung:

${data.links.moxisInstantSign}

Diese Variable erzeugt den direkten InstantSign-Link. Standardmäßig enthalten Templates meist einen Link zur Signaturmappe.

Um InstantSign zu verwenden:

• Ersetzen Sie im Button (z. B. „Zum Dokument“) den bisherigen Link

• Fügen Sie stattdessen die Variable
  ${data.links.moxisInstantSign} ein

Ergebnis:
Der Button führt nun via InstaSign direkt zum Dokument – nicht mehr zur Signaturmappe.

3.2 Nutzung via API

Wenn InstantSign über ein Drittsystem integriert werden soll:

• Fordern Sie die API-Dokumentation bei XiTrust unter servicedesk@xitrust.com an.

• Besprechen Sie die Implementierung mit Ihrem XiTrust Ansprechpartner bzw. Ihrer Ansprechpartnerin.

Diese Variante eignet sich besonders für:

• Systemintegrationen

• automatisierte Workflows

• iFrame-Einbindungen