[v4.53] OPTIONAL: Anhänge hochladen für externe Signierende in MOXIS Guest - neu ab Version 4.53
Ab MOXIS Guest Version 4.53 ist es möglich, Anhänge in MOXIS Guest auch als externe:r Signierende:r während des Signaturvorganges hochzuladen. Sofern das optionale Feature konfiguriert ist, können Anhänge optional oder verpflichtend hochgeladen werden. Der Artikel zeigt die Handhabung aus Sicht des Auftraggebers und des Unterzeichnenden.
1 Option 1: Externe Aufträge verpflichtend bei Signatur mit Attachments versehen
Wenn Ihr Administrator die Konfiguration von MOXIS Guest so vorgenommen hat, dass Attachments verpflichtend durch externe Signierende hochgeladen werden müssen, dann legen Sie bitte den Auftrag wie gewohnt für einen externe:n Signierende:n an.
XiTipp
Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen zu Dateitypen und maximaler Dateigröße abhängig sind von der Basiskonfiguration Ihrer Instanz und den zusätzlichen Einstellungen, die Ihr:e Administrator:in gesetzt hat. Sollten externe Signierende die bestehenden Limits als unzureichend empfinden, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihre:n hausinterne:n Administrator:in.
Der oder die Signierende wird während des Signaturvorgangs dazu aufgefordert, mindestens einen Anhang hochzuladen (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: Anhänge verpflichtend während des Signierprozesses in MOXIS Guest hochladen
2 Option 2: Externe Aufträge optional bei Signatur mit Attachments versehen
Wenn Ihr Administrator die Konfiguration von MOXIS Guest so vorgenommen hat, dass Attachments optional durch externe Signierende hochgeladen werden müssen, dann legen Sie bitte den Auftrag wie gewohnt für einen externe:n Signierende:n an.
XiTipp
Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen zu Dateitypen und maximaler Dateigröße abhängig sind von der Basiskonfiguration Ihrer Instanz und den zusätzlichen Einstellungen, die Ihr:e Administrator:in gesetzt hat. Sollten externe Signierende die bestehenden Limits als unzureichend empfinden, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihre:n hausinterne:n Administrator:in.
Der oder die Signierende erhält während des Signaturvorgangs die Info, dass Anhänge hochgeladen werden können (siehe Abbildung 2).
Abbildung 2: Anhänge optional während des Signierprozesses in MOXIS Guest hochladen
XiTipp
Ab MOXIS 4.53 ist es zudem möglich, externen Iterationen Anmerkungen hinzuzufügen. So können Sie eine:n externe:n Signierende:n darauf hinweisen, welche Dokumente hochgeladen werden sollen. Erfahren Sie hier mehr zu diesem Feature.
3 Use Case 1: Wenn ein Feature den Papierkram verschwinden lässt
Wenn Hermine R. bisher neuen Mitarbeiter:innen nach einem erfolgreich absolvierten Bewerbungsgespräch die frohe Botschaft überbrachte, dass sie einen neuen Job hatten, freute sie sich einerseits sehr für die zukünftigen Kolleg:innen. Andererseits wurde ihr schwindlig bei dem Gedanken an die vielen Dokumente, die sie aus verschiedenen Quellen an einer zentralen Stelle sammeln würde müssen.
Doch dann entdeckte sie ein neues Feature in MOXIS 4.53. Plötzlich wurde aus dem Chaos eine elegante Lösung: Neue Mitarbeiter:innen konnten nun fehlende Unterlagen direkt mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag in MOXIS hochladen – sicher, digital und mit wenigen Klicks. Kein Hin-und-Her mehr, keine verlorenen E-Mail-Anhänge. Alles an einem Ort, übersichtlich und sofort verfügbar.
Sie sprach mit der Person, die hausintern für die Administration in MOXIS zuständig war und innerhalb von kurzer Zeit war das Feature konfiguriert. Damit sie je nach Fall Dokumente optional oder verpflichtend hochladen konnte, legten ihre Kolleg:innen gleich zwei Prozesse an: Einen, der externe Signierende dazu verpflichtete, gewisse Dokumente hochzuladen und einen, mit dem sie optional Anhänge hinzufügen konnten.
Hermine R. nutzt das Feature mittlerweile wie ein Profi - nicht nur während des Bewerbungsprozesses, sondern auch für Krankenstandsbestätigungen und alle weiteren Dokumente, die sie von Mitarbeiter:innen einholen möchte.
Das Ergebnis?
Zeitersparnis: Hermine verbringt ihre Energie nun dort, wo sie hingehört – beim Menschen, nicht beim Dokumentenmanagement.
Sicherheit: Sensible Daten landen nicht mehr in verschiedenen Postfächern oder Schubladen, sondern sind zentral und geschützt gespeichert.
Einfachheit: Auch neue Kolleg:innen sind begeistert. Unkompliziert und unbürokratisch starten sie in ihr neues Arbeitsverhältnis.
XiTipp
Bei Fragen zu unserem neuen Feature wenden Sie sich gerne an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in oder probieren Sie es einfach einmal in MOXIS 4.53 aus, sofern es bereits konfiguriert wurde.