[v4.52] MOXIS Guest: Der Unterschriftenprozess für externe Signierende

Inhalt

Dieser Artikel führt Sie in das Thema MOXIS Guest ein. In Kapitel 1 erfahren Sie mehr zur Menüführung in MOXIS Guest, während Ihnen Kapitel 2 den Unterschriftenprozess aus Sicht von externen Signierenden vor Augen führt. Kapitel 3 zeigt weitere Möglichkeiten zur Signaturvisualisierung auf.

1. MOXIS Guest Menüleiste für externe Benutzer:innen

Die Menüleiste in MOXIS Guest ist Herzstück des Tools. Hier finden externe Signierende Möglichkeiten, ihre Dokumente zu verwalten. Die Menüleiste (siehe Abbildung 1) in MOXIS bietet folgende Optionen:

(1) Text markieren

(2) Dokument verschieben

(3) Zur Signatur oder einem Formularfeld springen

XiTipp
Formularfelder können mit Version MOXIS 4.52 auch in MOXIS Guest gesperrt werden. Weitere Informationen zum Umgang mit gesperrten Formularfeldern finden Sie in diesem Artikel.

(4) Seitenauswahl: Nächste (oder vorhergehende) Seite im ausgewählten Dokument anzeigen

(5) Zoom: Zoomfaktor zur Anpassung der Seitengröße auswählen

(6) Hilfeseite zu MOXIS Guest aufrufen

(7) Sprache auswählen

(8) Dokumente und Anhänge prüfen: Sind Dokumente ungeprüft, erscheint hier eine rote Markierung. Diese wird durch ein grünes Häkchen ersetzt, sobald alle erforderlichen Dokumente geprüft wurden.

(9) Herunterladen: Hier haben Sie die Option, das aktuelle Dokument herunterzuladen.

(10) Dokument wechseln: Sofern Sie mehr als ein Dokument zugesendet bekommen haben, wird Ihnen das hier angezeigt und sie können dank dieser Funktion bequem zwischen den zu signierenden Dokumenten wechseln.

01a_Menüleiste.png — *Abbildung 1: Menüleiste in MOXIS Guest 4.52 für externe Signierende*

2. Der Unterschriftenprozess in MOXIS Guest aus Sicht von externen Signierenden

2.1. Dokumentenmanagement in MOXIS Guest

Ein Auftrag für externe Unterzeichnende kann folgende Dateien enthalten:

Dokumente: Es ist möglich, dass mehrere Dokumente zu signieren sind.
Anhänge: Anhänge sind entweder Dokumente oder Bilder, die Zusatzinformationen liefern. Diese Dateien können in MOXIS Guest nicht direkt geprüft werden. Die externen Signierenden haben jedoch die Möglichkeit, diese herunterzuladen.

Für den Fall, dass externe Unterschreiber:innen auf den [UNTERSCHREIBEN]-Button klicken, obwohl sie noch nicht alle zu signierenden Dokumente und Anhänge geprüft haben, öffnet sich ein Pop-up (siehe Abbildung 2). Nun stehen externen Signierenden zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Mit einem Klick auf den [FORTFAHREN]-Button direkt zum Unterschriftenprozess wechseln.
Mithilfe des [DOKUMENTE PRÜFEN]-Buttons ins Dokumente-Menü (siehe Abbildung 3) navigieren. (Es öffnet sich nach dem Klick auf den Button automatisch am rechten Bildschirmrand.)

*Abbildung 2: Dokumente prüfen Pop-up in MOXIS Guest*

03_04a_Dokumente_Menü_Info(2).png — *Abbildung 3: Dokumente-Menü in MOXIS Guest*

Ungeprüfte Dokumente sind durch eine rote Markierung gekennzeichnet (siehe Abbildung 4) . Sobald ein Dokument angeklickt wird, wird es im Hintergrund geöffnet. Bitte beachten Sie: Das Dokumente-Menü muss zur Prüfung des Dokuments geschlossen werden.

Im Dokumente-Menü können Anhänge einzeln heruntergeladen werden.

*Abbildung 4: Herunterladen von Anhängen; ungeprüftes Dokument mit rotem Punkt*

Sobald alle Dokumente geprüft wurden, wird statt der roten Markierung ein grünes Häkchen (siehe Abbildung 5) im Dokumente-Menü angezeigt.

06a_Alle Dokumente_geprüft(1).png — *Abbildung 5: Alle Dokumente wurden in MOXIS Guest überprüft*

Nun kann der Auftrag unterschrieben oder abgelehnt werden.

2.2 Schritt 1 im Signaturvorgang: E-Mail Benachrichtigung für externe Signierende in MOXIS Guest

Nach dem Erstellen des Signaturauftrages erhalten die externen Unterzeichner:innen per E-Mail einen Link zum Dokument (siehe Abbildung 6). Voraussetzung für den Versand dieser E-Mail ist, dass diese Funktionalität durch Ihre:n Administrator:in freigeschaltet wurde. Über den Link im E-Mail gelangen die externen Signierenden zur Signaturseite (siehe Abbildung 7).

07a_Email für externe neu DE(1).png — *Abbildung 6: E-Mail an externe Signierende mit der BItte um Unterfertigung des Signaturauftrags*

XiTipp
Bitte beachten Sie: Der Hinweis bezüglich des Signaturvorgangs via Smartphone wird nur im Fall einer Qualifizierten Signatur angezeigt.
Je nach Prozesskonfiguration können externe Unterschreiber:innen den Auftrag nur nach Eingabe einer SMS-TAN oder eines Passwortes öffnen.

*Abbildung 7: Signaturseite für externe Signierende*

2.3 Schritt 2 im Signaturvorgang: Unterzeichnung eines Auftrags durch externe Signierende in MOXIS Guest

Nach einem Klick auf den [UNTERSCHREIBEN]-Button auf der Signaturseite (siehe Abbildung 8) öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen.

2.3.1. Das Signatur-Menü

Das Signatur-Menü umfasst folgende Bereiche:

(1) Überschrift: Hier wird in Klammer jeweils die Anzahl der zu signierenden Dokumente angezeigt.

(2) Visualisierung der Unterschrift: Diese kann entweder durch Zeichnen, Text oder Bild erfolgen.

(3) Biometrie- und Gerätedaten (optional): In diesem Abschnitt können externe Unterschreiber:innen entscheiden, welche Daten erfasst werden dürfen. Diese Sicherheitsfunktion muss jedoch in der Prozesskonfiguration aktiviert sein.

XiTipp
Ab Version 4.52 gibt es eine verbesserte Erfassung der Geolocation. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel.

(4) Wahl des Signaturanbieters: Wählen Sie hier Ihren Signaturanbieter.

(5) Eingabefeld für zusätzliche Daten (optional): Sofern weitere Daten eingegeben werden müssen, so kann dies hier geschehen.

(6) Finalisieren der Unterschrift: Hier wird der Signaturvorgang abgeschlossen.

09a_Signatur_Menü_MOXIS_Guest(1).png — *Abbildung 8: Signatur-Menü in MOXIS Guest*

2.3.2. Die Visualisierung der Unterschrift

Die Visualisierung der Unterschrift kann auf drei Arten erfolgen (siehe Abbildung 9):

(1) ZEICHNEN: Bei dieser Option wird die Unterschrift in das Eingabefenster gezeichnet. Mit dem [LÖSCHEN]-Button kann die Eingabe gelöscht werden (siehe Abbildung 9 [1]).

(2) TEXT: Beinhaltet einen Platzhalter-Text, kann aber individuell angepasst werden. Der [LÖSCHEN]-Button setzt den Text auf die Voreinstellung zurück (siehe Abbildung 9 [2]).

(3) BILD: Hier kann ein Foto (z. B. jpg, png, gif) von der Unterschrift hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße kann je nach Systemkonfiguration unterschiedlich sein (siehe Abbildung 9 [3]).

10_11_a_Visualisierungsoptionen_und_Visualisierungen(1).png — *Abbildung 9: Visualisierungsoptionen und die dazugehörigen Visualisierungen in MOXIS Guest*2.3.3 Die Auswahl des Signaturanbieters

Der Signaturanbieter kann aus den von den Administrator:innen konfigurierten Optionen ausgewählt werden (siehe Abbildung 10).

12a_Signaturanbieter_auswählen_MOXIS_Guest(2).png — *Abbildung 10: Auswahl des Signaturanbieters in MOXIS Guest*

XiTipp
Externe Signierende, die den Signaturvorgang für eine Qualifizierte Signatur via Smartphone abwickeln, müssen mit der Handy-Signatur-App in den Browser wechseln (siehe Abbildung 11), damit sie den Vorgang abschließen können.

13a_Smartphone_Hinweis_qualifizierte_Signatur(1).png — *Abbildung 11: Smartphone Hinweis bei Qualifizierter Signatur*

Sobald der Vorgang über den Signaturanbieter abgeschlossen wurde, wird eine Bestätigung (siehe Abbildung 12) angezeigt. Externe Signierende können nun entweder das Browserfenster schließen oder zurück zum Auftrag wechseln.

14a_Bestätigung_Unterschrift(1).png — *Abbildung 12: Bestätigung über die erfolgreiche Unterfertigung eines Dokuments in MOXIS Guest*

2.4 Ablehnen eines Auftrags durch externe Signierende in MOXIS Guest

Ein Auftrag kann von einem externen Signierenden unterschrieben, aber auch abgelehnt werden. Wenn es die Prozesskonfiguration vorsieht, müssen externe Signierende verpflichtend einen Ablehnungsgrund angeben (siehe Abbildung 14 [1]). Dieser ist mit einem Klick auf den [BESTÄTIGEN]-Button (siehe Abbildung 13 [2]) zu bestätigen.

15a_Ablehnungsgrund_eintragen(1).png — *Abbildung 13: Ablehnungsgrund in MOXIS Guest einbringen und bestätigen.*

Sobald der Ablehnungsgrund bestätigt wurde, wird dies angezeigt (siehe Abbildung 14) und das Browserfenster kann geschlossen werden.

16a_Ablehnung_bestätigen(1).png — *Abbildung 14: Browseransicht in MOXIS Guest nach erfolgreicher Ablehnung eines Auftrags*

2.5 Schritt 3 im Signaturvorgang: Herunterladen der Dokumente durch externe Signierende

Ist der Unterschriftenvorgang beendet, bekommt der externe Kontakt eine E-Mail mit einem Downloadlink für das Dokument (siehe Abbildung 15) zugesandt.

17a_Schlussmail(1).png — *Abbildung 15: Mail mit Aufforderung zum Download nach Abschluss eines Signaturvorgangs.*

3. Externe Signaturvisualisierung (Aufträge via API) - Optional

Optional ist es möglich Prozesse so zu konfigurieren, dass externe Signierende die Signaturvisualisierungen selbst an der dafür vorgesehenen Stelle anbringen können. Dies ist nur möglich, wenn Aufträge per API verschickt werden. Wenn der Prozess so konfiguriert ist, wird in der Benutzeroberfläche der externen Unterzeichner:innen das Visualisierungsmodus-Icon (siehe Abbildung 16) angezeigt. Ein Klick auf das Icon öffnet den Visualisierungsmodus.

Bitte beachten Sie: Wenn ein Auftrag mehr als eine Signaturvisualisierung erfordert, müssen externe Signierende alle anbringen, um den Auftrag abschließen zu können.

01a_Visualisierungsmodus neu DE(2).png — *Abbildung 16: Visualisierungsmodus-Icon in MOXIS bei entsprechender Konfiguration*

3.1. Hilfeseite für den Visualisierungsmodus aufrufen für externe Signierende

Sofern externe Unterzeichner:innen Hilfestellung benötigen, so erhalten Sie diese mit einem Klick auf das Fragezeichen-Icon in der rechte oberen Ecke neben der Sprachauswahl (siehe Abbildung 17 [1]). Eine Hilfeseite mit FAQ (siehe Abbildung 18) öffnet sich. Das Pop-Up ist enthält neben FAQs auch eine kurze Info zur MOXIS Guest Version.

XiTipp
Die Hilfeseite öffnet sich auch, wenn externe Signierende auf den [Unterschreiben]-Button klicken, ohne eine Visualisierung angebracht zu haben. Zudem kann sie jederzeit über das Fragezeichen-Icon aufgerufen werden.

*Abbildung 17: Hilfeseite zu MOXIS Guest aufrufen*

*Abbildung 18: Hilfeseite in MOXIS Guest*

3.2. Der Visualisierungsmodus in MOXIS Guest: Das Menü

Im aktivierten Visualisierungsmodus verändert sich der Mauszeiger zu einem Plus-Zeichen und die Menüleiste wird angepasst. Die User:innen müssen im Dokument zur vorgesehenen Stelle scrollen, um dort die Signaturvisualisierung anzubringen. Außerdem findet man im Menü folgende Möglichkeiten (siehe Abbildung 19):

(1) Plus-Zeichen: Angepasster Mauszeiger im Visualisierungsmodus von MOXIS Guest

(2) [Verlassen]-Button: Mit diesem Button wird der Visualisierungsmodus geschlossen. Bitte beachten Sie: In diesem Fall wird die Visualisierung nicht gespeichert, was durch eine Meldung angezeigt wird.

[3] Seiten-Menü: Wechseln Sie hier bei mehrseitigen Dokumenten von Seite zu Seite über die Pfeiltasten.

[4] Größe an Fenster anpassen: Hier können Sie die Größe des Dokuments variieren.

[5] [Verwerfen]-Button und [Speichern]-Button: Mit dem [Verwerfen]-Button (oder der ENTF-Taste der Tastatur) kann eine Visualisierung gelöscht werden. Da dadurch der Visualisierungsmodus nicht abgebrochen wird, kann der Vorgang wiederholt werden. Der [Speichern]-Button wird angewendet, wenn der Auftrag noch einmal geprüft werden soll, bevor die Unterschrift geleistet wird. Die Visualisierung kann per Klick auf das Visualisierungsmodus-Icon auch nach dem Speichern verändert oder entfernt werden.

[6] Wechsel zwischen Dokumenten: Signaturvisualisierungen können in mehreren Dokumenten angebracht werden, ohne den Visualisierungsmodus zu verlassen. Der Wechsel zwischen den Dokumenten ist über die Pfeiltaste der Dokumentenanzeige möglich.

05a_Visualisierung_verlassen(2).png — *Abbildung 19: Bearbeitungsmenü in MOXIS Guest (Signaturvisualisierungen von Dokumenten)*

3.3. Schritt für Schritt Anleitung: Der Visualisierungsmodus in MOXIS Guest

Schritt 1: Ziehen Sie ein Rechteck im Dokument auf (siehe Abbildung 20), in welchem die Signaturvisualisierung angebracht werden soll. Dazu drücken und halten Sie die linke Maustaste, um die Signaturvisualisierung am Dokument anzubringen. Bitte beachten Sie: Auf Mobilgeräten oder Tablets wird das Rechteck mit dem Pen oder dem Finger im zu unterschreibenden Dokument angebracht.

*Abbildung 20: Rechteck in MOXIS Guest mit dem Mauszeiger aufziehen um eine Signatur zu visualisieren.*

Schritt 2: Passen Sie die Größe der Visualisierung gegebenenfalls mit Hilfe der Kreise an, die rund um die Visualisierung angebracht sind (siehe Abbildung 21 [1]). Um die Signaturvisualisierung zu verschieben (siehe Abbildung 21 [2]), klicken Sie in das Feld, halten die linke Maustaste gedrückt und platzieren sie an der gewünschten Stelle.

*Abbildung 21: Signaturvisualisierung in MOXIS Guest größentechnisch anpassen oder verschieben*

Bitte beachten Sie: Wenn der Auftrag mehr als ein Dokument enthält, das eine Signaturvisulisierung benötigt, kann der Unterschriftenprozess nicht abgeschlossen werden, ohne dass alle Visualisierungen platziert und gespeichert wurden. Pro Dokument kann jedoch nur eine Signaturvisualisierung angebracht werden.

XiTipp
Ein Pop-up (siehe Abbildung 22) informiert die externen Signierende über fehlende Signaturvisualisierungen, wenn sie zu früh auf den [UNTERSCHREIBEN]-Button klicken. Sie müssen den Visualisierungsmodus in diesem Fall erneut über das Icon öffnen.

*Abbildung 22: Hinweis, dass weitere Dokumente zur Signaturvisualisierung vorliegen.*

Schritt 3: Sobald alle Signaturvisualisierungen gesetzt sind, klicken Sie bitte auf den [UNTERSCHREIBEN]-Button. So speichern Sie die Signaturvisualisierung und erhalten einen Hinweis, dass die Visualisierung erfolgreich gespeichert wurde.