[v4.52 ADMIN] Prozessverwaltung: Zugriff-Tab
Inhalt
Im Tab Zugriff haben Sie die Möglichkeit, Rollen zu definieren und weitere Attribute hinzuzufügen. Im Grunde geht es darum, welche User:innengruppen in welcher Form Zugriff auf welche Funktionen haben.
XiTipp
Da Rollen aufeinander aufbauen und voneinander abhängig sind, kann die Konfiguration von Rollen ungeahnte Auswirkungen haben, sofern man sich unbedarft ans Werk macht. Sollten Sie Fragen hinsichtlich der Anpassung der Rollen in Ihrer Instanz haben, wenden Sie sich daher an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in oder den XiTrust Support.
1. Konfiguration des Zugriff-Tabs in der Prozessverwaltung
Um den Zugriff-Tab in der Prozessverwaltung zu öffnen, steigen Sie in den Administrationsbereich ein und öffnen Sie die Prozessverwaltung. Klicken Sie sodann auf den Basisprozess, den Sie bearbeiten möchten oder legen Sie einen neuen an.
Unter dem Tab Zugriff haben Sie folgende Möglichkeiten, den Prozess zu konfigurieren:
Konfiguration von Rollen (siehe Abbildung 1 [1])
Weitere Rollen-Optionen in der Prozessverwaltung festlegen (siehe Abbildung 1 [2])
Zudem können Sie mit dem [Speichern]-, [Verwerfen]- oder [Löschen]-Button Ihre Änderungen speichern, verwerfen oder löschen (siehe Abbildung 1 [3]).
1.1. Konfiguration von Rollen in der Prozessverwaltung
Im ersten Bereich des Zugriffs-Tabs können Sie Gruppen eine Rolle zuweisen. Diese Gruppen können aus einer bis zu x-beliebig vielen Personen bestehen. Bitte beachten Sie: Jedem Feld der Konfiguration (siehe Abbildung 1 [1]) muss zwingend ein Wert zugewiesen werden.
(1) Auftraggeber-Rollen: Gruppen, denen diese Rollen zugewiesen werden, können Aufträge in MOXIS anlegen (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisOwner einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, in diesem Prozess Aufträge anzulegen.
(2) (Einfache) Unterschreiber-Rollen: Gruppen, denen diese Rolle zugeordnet wird, dürfen Aufträge einfach signieren (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisApprover einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, in diesem Prozess Aufträge einfach zu signieren.
(3) Freigeber-Rollen: Gruppen, denen diese Rolle zugeordnet wird, dürfen Aufträge freigeben (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisApprover einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, in diesem Prozess Aufträge freizugeben.
(4) Unterschreiber-Rollen: Gruppen, denen diese Rolle zugeordnet wird, dürfen Aufträge qualifiziert unterschreiben (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisSigner einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, in diesem Prozess Aufträge qualifiziert zu unterschreiben.
(5) Einsichtnehmer-Rollen: Gruppen, denen diese Rolle zugeordnet wird, dürfen Einsicht in die Mappe anderer Benutzer:innen nehmen, sofern sie dazu eingeladen werden (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisObserver einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, in diesem Prozess Einsicht in Mappen anderer zu nehmen, sofern das entsprechende Einverständnis vorliegt.
(6) Verwalter-Rollen: Gruppen, denen diese Rolle zugeordnet wird, dürfen Aufträge von anderen Usern im Prozess verwalten (siehe Abbildung 1 [1]). Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier keinen Wert gesetzt haben sollten, werden Sie darauf hingewiesen, die Rolle moxisProcessAdmin einzutragen. Dies berechtigt alle dieser Rolle zugehörigen Gruppen, Prozesse zu verwalten.
Abbildung 1: Zugriffs-Tab in der MOXIS Prozessverwaltung
XiTipp
Bitte beachten Sie:
Das Deaktivieren des Punkts “Löschen von Aufträgen durch Auftraggeber zulassen” oder “Löschen von Aufträgen durch Administrator zulassen” hat sofortige Auswirkung. Das heißt, man würde dann auch bei bestehenden Aufträgen das "Auftrag löschen" nicht mehr sehen. Dies gilt ebenso, wenn Sie das Häkchen dafür setzen.
Das “Ändern der Aufträge durch Administrator/Auftraggeber zulassen” wirkt jedoch erst auf neue Aufträge.
1.2. Weitere Optionen von Rollen in der Prozessverwaltung festlegen
Im zweiten Bereich des Zugriffs-Tabs können Sie die Konfiguration von Rollen in der Prozessverwaltung weiter verfeinern (siehe Abbildung 1 [2]). Wenn Sie ein Häkchen bei der entsprechenden Option setzen, konfigurieren Sie den Punkt entsprechend. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Entwürfe anlegen zulassen
Löschen von Aufträgen durch Auftraggeber zulassen
Mehrfacheinladungen erlauben
Löschen von Aufträgen durch Administrator zulassen
Schließen von Aufträgen durch Auftraggeber zulassen
Schließen von Aufträgen durch Administrator zulassen
Ändern der Aufträgen durch Auftraggeber zulassen
Ändern der Aufträgen durch Administrator zulassen
1.3. Besonderheiten bei der Konfiguration von Mehrfacheinladungen
Mehrfacheinladungen erlauben
Personen dürfen in diesem Prozess in mehrere Entscheidungsebenen eingeladen werden. Wenn ein 4-Augen Prinzip vorausgesetzt wird, muss das Häkchen bei dieser Option entfernt werden.
Entfernen Sie das Häkchen auch, wenn der Prozess die Serienfunktion erlaubt.
Use Case Mehrfacheinladungen erlauben:
Ist das Häkchen bei der Option gesetzt, kann ein und derselbe Signierende in mehr als einer Entscheidungsebne unterschreiben.
In diesem Fall ist es denkbar, dass ein Dokument die folgenden Entscheidungsebenen durchläuft:Fall A: Ein:e Geschäftsführer:in gibt einenen Vertragsentwurf frei, damit er von der hausinternen Rechtsabteilung geprüft, im Bedarfsfall korrigiert, mit einer einfachen Signatur signiert und danach zum qualifizierten Signieren an den oder die Geschäftsführer:in und mehrere Partnerfirmen geschickt wird.
1. Entscheidungsebene: Ein:e Geschäftsführer:in gibt einenen Vertragsentwurf frei (Ein:e Signierende:r | Signatur: Freigabe)
2. Entscheidungsebne: Rechtsanwält:innen prüfen das Dokument und signieren es mit einer einfachen Signatur
(Mehrere Unterzeichner:innen | Signatur: Einfache Signatur)
3. Entscheidungsebene: Geschäftsführer:in und Partner:innen erhalten den finalen Vertrag zur Vorlage zur Unterschrift (Mehrere Signierende | Signatur: Qualifizierte Signatur)Mehrfacheinladungen verbieten (4-Augen-Prinzip):
Wurde das Häkchen bei der Option entfernt, kann ein und derselbe Signierende nur ein einziges Mal in dem gesamten Signierprozess unterschreiben. Das 4-Augenprinzip ist somit gewährleistet.
XiTipp
Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Mehrfacheinladungen erlauben, entfällt das 4-Augen-Prinzip.