[v4.48] Der Unterschriftenprozess für externe Unterschreiber:innen

Inhalt

Nach dem Erstellen des Signaturauftrages erhalten die externen Unterschreiber:innen per E-Mail einen Link zum Dokument (siehe Abbildung 1).

E-Mail Benachrichtigung für externe Unterschreiber:innen

Voraussetzung für den Versand dieser E-Mail an externe Unterschreiber:innen ist, dass diese Funktionalität durch den oder die MOXIS-Administrator:in freigeschaltet wurde.

Abbildung 1: Einladungs-E-Mail für externe Unterschreiber:innen

Der Hinweis bezüglich des Prozesses via Smartphone wird nur im Fall einer Qualifizierten Signatur angezeigt.

Über den Link im E-Mail gelangen die externen Unterschreiber:innen zur Signaturseite (siehe Abbildung 2).

Je nach Prozesskonfiguration ist es möglich, dass die externen Unterschreiber:innen den Auftrag nur nach Eingabe einer SMS-TAN oder eines Passwortes öffnen können.

Abbildung 2: Signaturseite für externe Unterschreiber:innen

MOXIS Guest Benutzeroberfläche

Abbildung 3: Menüleiste in MOXIS Guest

Die Menüleiste in MOXIS Guest bietet folgende Optionen (siehe Abbildung 3):

Text markieren
Dokument verschieben
Nächste Seite im ausgewählten Dokument anzeigen
Zoomfaktor für Seitengröße auswählen
Sprache auswählen
Dokumente und Anhänge prüfen (die rote Markierung wird durch ein grünes Häkchen ersetzt, sobald alle erforderlichen Dokumente signiert worden sind)
Herunterladen (Aktuelles Dokument herunterladen/Alle Dokumente herunterladen siehe Abbildung 4)
Wechseln zwischen den zu signierenden Dokumenten

Ein Auftrag für externe Unterschreiber:innen kann folgende Dateien enthalten:

Dokumente: Es ist möglich, dass mehrere Dokumente zu signieren sind.
Anhänge: Anhänge sind entweder Dokumente oder Bilder, die Zusatzinformationen liefern. Diese Dateien können in MOXIS Guest nicht direkt geprüft werden. Die externen Unterschreiber:innen haben jedoch die Möglichkeit, diese herunterzuladen.

Abbildung 4: Dokumente herunterladen

Mit der Option Alle Dokumente herunterladen können Sie alle Dokumente und Anhänge gesammelt herunterladen.

Für den Fall, dass externe Unterschreiber:innen auf den UNTERSCHREIBEN Button klicken, obwohl sie noch nicht alle zu signierenden Dokumente und Anhänge geprüft haben, öffnet sich ein Pop-up. Die User:innen können direkt zum Unterschriftenprozess wechseln, indem sie auf FORTFAHREN klicken (siehe Abbildung 5). Wenn sie den DOKUMENTE PRÜFEN Button auswählen, öffnet sich das Dokumente-Menü automatisch am rechten Bildschirmrand (siehe Abbildung 6 und 7).

Abbildung 5: Dokumente prüfen Pop-up

Abbildung 6: Dokumente-Menü

Abbildung 7: Dokumente-Menü Info

Dokumente, die noch nicht geprüft wurden, sind auch durch eine rote Markierung gekennzeichnet (siehe Abbildung 7). Sobald ein Dokument angeklickt wird, wird es im Hintergrund geöffnet. Das Dokumente-Menü muss zur Prüfung des Dokuments geschlossen werden.

Im Dokumente-Menü können Anhänge einzeln heruntergeladen werden (siehe Abbildung 8).

Abbildung 8: Anhang herunterladen

Sobald alle Dokumente geprüft worden sind, wird statt der roten Markierung ein grünes Häkchen beim Dokumente-Menü angezeigt (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9: Alle Dokumente geprüft

Nun kann der Auftrag unterschrieben oder gegebenenfalls auch abgelehnt werden.

Externen Auftrag unterschreiben

Sobald der UNTERSCHREIBEN Button geklickt wird, öffnet sich das Signatur-Menü mit Schritt-für-Schritt Anweisungen.

Das Signatur-Menü umfasst folgende Bereiche (siehe Abbildung 10):

In der Überschrift wird in Klammer jeweils die Anzahl der zu signierenden Dokumente angezeigt.
Die Visualisierung der Unterschrift kann entweder durch Zeichnen, Text oder Bild erfolgen.
(Optional) Im Abschnitt Biometrie- und Gerätedaten können externen Unterschreiber:innen entscheiden, welche Daten erfasst werden dürfen. Diese Sicherheitsfunktion muss jedoch in der Prozesskonfiguration aktiviert sein.
Im nächsten Bereich kann der Signaturanbieter ausgewählt werden.
Optional ist es möglich, dass zusätzliche Daten erforderlich sind.
Der Prozess wird mit der Unterschrift abgeschlossen.

Abbildung 10: Signatur-Menü

Die Visualisierung der Unterschrift kann auf drei Arten erfolgen (siehe Abbildung 11 und 12):

ZEICHNEN: Bei dieser Option wird die Unterschrift in das Eingabefenster gezeichnet. Mit dem LÖSCHEN Button, kann die Eingabe gelöscht werden.
TEXT: Der Text ist vor eingestellt, kann aber individuell angepasst werden. Der LÖSCHEN Button setzt den Text auf die Voreinstellung zurück.
BILD: Hier kann ein Foto (jpg, png) von der Unterschrift hochgeladen werden.

Abbildung 11: Visualisierungsoptionen

Abbildung 12: Visualisierungen

Der Signaturanbieter kann aus den eingestellten Optionen ausgewählt werden (siehe Abbildung 13).

Abbildung 13: Signaturanbieter auswählen

Externe Unterschreiber:innen, die den Signaturvorgang für eine Qualifizierte Signatur über ein Smartphone abwickeln, müssen von der Handy-Signatur-App in den Browser wechseln, damit sie den Vorgang final abschließen können!

Abbildung 14: Smartphone Hinweis im E-Mail bei Qualifizierter Signatur

Sobald der Vorgang über den Signaturanbieter abgeschlossen wurde, wird eine Bestätigung angezeigt und die externen Unterschreiber:innen können entweder das Browserfenster schließen oder zurück zum Auftrag wechseln (siehe Abbildung 15).

Abbildung 15: Bestätigung der Unterschrift

Externen Auftrag ablehnen

Der Auftrag kann von externen Unterschreiber:innen auch abgelehnt werden.

Wenn es die Prozesskonfiguration vorsieht, müssen externe Unterschreiber:innen verpflichtend einen Ablehnungsgrund angeben (siehe Abbildung 16).

Abbildung 16: Ablehnungsgrund eintragen

Abbildung 17: Ablehnungsgrund bestätigen

Sobald der Ablehnungsgrund bestätigt wurde (siehe Abbildung 17), wird dies angezeigt und das Browserfenster kann geschlossen werden (siehe Abbildung 18).

Abbildung 18: Browserfenster nach Ablehnung schließen

Herunterladen der Dokumente durch externe Unterschreiber:innen

Ist der Unterschriftenprozess beendet, bekommt der externe Kontakt eine E-Mail mit einem Downloadlink für das Dokument zugesandt (siehe Abbildung 19).

Abbildung 19: E-Mail mit Download-Link