Erste Schritte: Signaturqualitäten
Elektronische Signaturen sind aus modernen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken: Sie steigern Effizienz, Flexibilität und ermöglichen rechtsverbindliche digitale Abläufe. Doch nicht jede Signatur ist gleich – abhängig von rechtlichen Vorgaben und Sicherheitsanforderungen unterscheidet man drei Hauptarten, sogenannte Signaturqualitäten. Dieser Artikel gibt Ihnen einen ersten Überblick.
1. Die drei Signaturqualitäten in MOXIS im Überblick
MOXIS bietet diese Signaturqualitäten sowohl für interne als auch externe Prozesse an. Die Auswahl erfolgt einfach per Schieberegler beim Anlegen eines neuen Auftrags. Die gewählte Qualität bestimmt, wie sicher und rechtlich belastbar die Signatur ist.
1.1 Einfache Elektronische Signatur (SES/EES)
Niedrigste Sicherheitsstufe nach eIDAS.
Anwendungsbeispiele: Protokolle, interne Dokumentationen, AGB.
Besonderheit: Kein persönliches Zertifikat nötig. In MOXIS wird dennoch ein qualifiziertes Firmensiegel hinterlegt, um Authentizität und Integrität zu sichern.
1.2 Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES/FES)
Höhere Sicherheit: Identitätsnachweis, Zeitstempel, Integrität durch Verschlüsselung.
Anwendungsbeispiele: Kauf- und Mietverträge, Verträge mit erhöhtem Wert.
Sicherheitsaspekte: Authentifizierung per SMS-TAN oder Passwort, optional biometrische Merkmale.
1.3 Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Höchste Sicherheitsstufe, rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Anwendungsbeispiele: Arbeitsverträge, amtliche Dokumente, Wirtschaftsprüfberichte.
Voraussetzung: Qualifiziertes Zertifikat, persönliche Identifizierung (z. B. ID Austria).
Rechtliche Basis: eIDAS-Verordnung (EU) bzw. ZertES (Schweiz).
2. So wählen Sie die richtige Signaturqualität für Ihren Auftrag
Die Wahl der passenden Signaturqualität richtet sich nach dem Haftungsrisiko und den rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Dokuments. Während für interne Freigaben oft eine einfache Signatur genügt, ist bei Verträgen mit hohem Wert oder rechtlicher Formvorschrift die qualifizierte Signatur empfehlenswert.
XiTipp
Legen Sie unternehmensintern klare Regeln fest, welche Signaturqualität für welchen Prozess erforderlich ist. Bei Fragen hierzu stehen Ihnen weiterführende Artikel zum Thema in unserer Dokumentation zur Verfügung. Alternativ wenden Sie sich bitte an Ihre:n XiTrust Ansprechpartner:in.